Workshop Là Gì? Làm Sao Để Tổ Chức Workshop Thành Công?

admin| 27 August, 2020 |2640

Ngoài kia báo chí đang đưa tin về workshop trải nghiệm của thương hiệu X tạo được sự yêu thích trong giới trẻ, trên facebook bài viết cảm nhận sau một buổi workshop nghệ thuật của nghệ sỹ hạng A tổ chức được chia sẻ rầm rộ. Với sự phát triển của nền kinh tế và sự phổ biến thông tin bởi công nghệ, các hoạt động Workshop đã dần phổ biến trong nhiều loại ngành nghề lĩnh vực: Công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, marketing, giải trí, làm đẹp,… Tuy nhiên, bạn có biết thế nào là Workshop? một buổi Workshop bao gồm những hoạt động gì? và những điều gì cần lưu ý khi tổ chức workshop?

Hãy cùng Bình Minh Event tìm hiểu thế nào là workshop và các yếu tố để buổi workshop của bạn được tổ chức thành công trong bài viết dưới đây!

Workshop là gì?

Workshop thường được hiểu là một (hoặc một chuỗi) các buổi trao đổi kiến thức, phương pháp kỹ năng của một lĩnh vực nào đó. Số lượng người tham gia trong workshop phụ thuộc về tính chất của buổi workshop đó và khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian. Không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork…

Hầu hết các buổi workshop có một số đặc điểm chung:

  • Những buổi workshop được tổ chức với một nội dung chính, người tham gia là những người việc cùng nhau hoặc có cùng mối quan tâm đến nội dung của buổi workshop 
  • Thông thường sẽ có 2 hoạt động chính, thứ nhất là những bài nói chuyện của diễn giả/người hướng dẫn (speaker) và thứ hai là Q&A (hỏi đáp) hoặc trải nghiệm thực tế
  • Tùy theo chủ đề hướng đến mà mỗi buổi Workshop sẽ có các diễn giả (speaker) chuyên môn giàu kinh nghiệm đến để trao đổi với người tham gia.

Thế nào là Workshop? một buổi Workshop bao gồm những hoạt động gì?

Workshop ở Việt Nam hiện nay

Hình thức của workshop ngày càng đa dạng và phát triển dựa trên các ngành hàng khác nhau. Trước đây, workshop hầu như chỉ phổ biến đối với hội nhóm sinh viên hoặc các tổ chức phi chính phủ nhưng cho đến nay thì đã trở nên phổ biển hơn và được đánh giá cao trong các doanh nghiệp và công ty lớn. Và nếu workshop truyền thống dành cho nhân sự nội bộ của tổ chức (học sinh, sinh viên, nhân viên, chuyên viên…) thì workshop hiện đại mở rộng đối tượng tham dự là khách hàng, đối tác tiềm năng cùng quy mô lớn

Khi nhu cầu được học hỏi và cập nhật thông tin, xu hướng và kiến thức ngày càng cao, các sự kiện Workshop được sáng tạo hóa theo hình thức hiện đại và mở rộng tới các nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực nghệ thuật. Bạn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào: Công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, marketing, giải trí… Mỗi khi xuất hiện một vấn đề nổi bật, đều có các workshop được mở ra để chuyên gia cùng bàn bạc, trao đổi với những người tham gia.

Một hình thức Workshop hiện đại – Trải nghiệm múa đương đại

Workshop vẽ tranh thư giãn dành cho những người chưa bao giờ cầm cọ của Tipsy Art

Workshop cafe của Thương hiệu The coffee house

Workshop "Chăm sóc và điều trị da mùa nắng" của Bệnh viện chấn thương chỉnh hình Nghệ An

Đặc biệt, với doanh nghiệp Workshop được coi như một chiến lược Marketing nhằm cung cấp cho khách hàng kiến thức họ cần và đưa ra giải pháp của bên mình từ đó tạo uy tín và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm. Sự kiện hoàn toàn có thể được tổ chức theo hình thức bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả đầy kinh nghiệm tham dự.

Với tầm quan trọng như vậy của Workshop cùng đa dạng các thể loại phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện, sự chuẩn bị một cách kỹ lưỡng sẽ giúp buổi workshop được diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.

Vậy cần chuẩn bị những gì cho buổi Workshop của bạn?

1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện

  • Chủ đề của hội thảo là gì?
  • Khán giả là ai?
  • Tổ chức ở đâu?
  • Tại sao mọi người sẽ tham dự?
  • Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Chuẩn bị hạng mục cần thiết trong sự kiện

  • Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
  • Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
  • Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
  • Thông tin/hồ sơ người tham dự
  • Không gian cần thiết cho sự kiện (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…)
  • Thực phẩm và nước uống
  • Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
  • Vận chuyển/thi công sân khấu

3. Truyền thông, quà tặng

  • Mời các phóng viên, nhà báo
  • Thiết kế thiệp mời cho khách
  • In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản (standee, backdrop,...)
  • Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện
  • Bảng tên BTC
  • Các bảng hướng dẫn, chỉ đườngt

4. Về diễn giả, khách mời

  • Xác định diễn giả, bài thuyết trình của họ, yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…
  • Công cụ đếm người tham dự, bảng khảo sát ý kiến người tham dự

Có thể thấy song song với việc hình thức của các buổi workshop ngày càng đa dạng thì quá trình tổ chức sự kiện sẽ xuất hiện rất nhiều hạng mục mới, trở thành thử thách của ban tổ chức. Để gánh bớt khối lượng công việc của sự kiện, ban tổ chức sẽ cần đồng hành cùng một đội ngũ chuẩn bị chu đáo và dày dặn kinh nghiệm tại địa điểm tổ chức. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, Bình Minh Event tự tin sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng với chi phí hợp lý nhất.

Tổng hợp: BackStage.vn, Marketingitt

Thùy Linh

Nếu bạn đang nhu cầu tổ chức sự kiện Workshop tại Hà Nội, Nghệ An, Hà Tĩnh Công ty tổ chức sự kiện Bình Minh Event chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói:

Liên hệ chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH EVENT