Tổ Chức Khai Trương – Những Lưu Ý Mách Riêng Cho Bạn

admin| 19 July, 2020 |3330

Tổ chức khai trương là một cột mốc đáng nhớ trong quá trình phát triển của doanh nghiệp hay mỗi sự kiện của người làm kinh doanh. Vì tổ chức khai trương có ý nghĩa quan trọng, đánh dấu một khởi đầu mới cũng như mong muốn đem lại may mắn cho tương lai. Do đó sẽ có rất nhiều điều cần phải lưu tâm cho một ngày khai trương trọn vẹn. Ngoài các yếu tố luôn cần phải có như kịch bản tổ chức sự kiện, thiết bị, nhân sự phục vụ, bạn sẽ cần phải lưu tâm thêm các nhân tố phong thủy như tuổi tác của gia chủ, giờ bắt đầu sự kiện, hướng diễn ra sự kiện…. Suy cho cùng với văn hóa phương Đông “có thờ có thiêng” thì bạn vẫn nên xem xét những lời khuyên dưới đây, bởi sự cẩn trọng sẽ luôn mang lại những điều tốt đẹp nhất cho buổi khai trương của bạn.

Tổ chức khai trương cần đảm bảo các yếu tố gì?

Về cơ bản, tổ chức khai trương cũng như các sự kiện thì đều cần có 3 phần, đó là: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện diễn ra. Đối với trước sự kiện bạn cần xác định thời gian tổ chức buổi lễ, hình dung các hạng mục có trong chương trình, lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện, lên danh sách khách mời và ngân sách dành chơ chương trình. Đối với thời điểm trong sự kiện bạn cần phải đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru với kế hoạch kịch bản được chuẩn bị. Còn sau khi sự kiện diễn ra chủ yếu sẽ là các hoạt động truyền thông.

1.Trước tổ chức khai trương.

  • Xem ngày giờ hoàng đạo

Để có được một buổi khai trương tốt đẹp thì bạn cần quan tâm đến vấn đề thời gian. Người ta thường coi ngày giờ chính thức là lúc đại diện cho trời đất khai mở để mang lại cho gia chủ những may mắn nhất định.

  • Mường tượng và liệt kê các hạng mục diễn ra trong buổi lễ

Việc bạn lên một danh sách các hạng mục sẽ diễn ra trong buổi lễ sẽ giúp cho bạn tránh bỏ sót và kiểm soát tốt mọi công việc cần phải làm. Hãy vạch ra càng chi tiết càng tốt những yêu cầu của bạn, như: nội dung chương trình; các hạng mục về thiết kếvà trang trí; các yêu cầu về nhân sự; yêu cầu hỗ trợ truyền thông….

Không những thế việc này giúp bạn trao đổi rõ ràng và làm việc dễ dàng hơn với các nhà thầu tổ chức sự kiện. Ví dụ, nếu bạn mong muốn trong chương trình có các tiết mục ca nhạc thì đơn vị sự kiện sẽ cung cấp các tiết mục kèm theo đó là phương án hệ thống âm thanh ánh sáng phù hợp. Nếu bạn cảm thấy nhàm chán với cách thức cắt băng khai trương truyền thống hãy chia sẻ mong muốn của mình với các đơn vị sự kiện để họ có thể cho bạn những giải pháp tốt nhất.

  • Tìm hiểu và lựa chọn đơn vị Tổ chức sự kiện

Ngay khi đã hiểu rõ mong muốn của mình về lễ khai trương, đây cũng là lúc bạn nên tìm kiếm các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Có thể bạn sẽ thắc mắc tại sao lại không tìm kiếm đơn vị sự kiện ngay từ đầu và chỉ cần yêu cầu họ cung cấp một bảng báo giá bao gồm tất cả các hạng mục liên quan? 

Như chia sẻ, việc bạn nắm rõ mong muốn cũng như yêu cầu của bạn dành cho lễ khai trương là một bước không thể thiếu, và là quy trình làm việc khoa học. Đồng thời với một list các yêu cầu trong tay bạn hoàn toàn có thể làm việc dễ dàng hơn với các nhà thầu sự kiện, kiểm soát các hạng mục cần thiết hay không cho sự kiện.

Đối với việc tìm hiểu và lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cũng sẽ luôn có những tip để bạn dễ dàng trong công việc này.

- Tìm hiểu theo sự giới thiệu của người quen/bạn bè 

- Tìm hiểu dựa trên danh sách các công ty hàng đầu tại khu vực 

- Lựa chọn các đơn vị chuyên nghiệp không những cung cấp hạng mục mà còn có thể tư vấn giải pháp, hỗ trợ truyền thông hay thậm chi hỗ trợ marketing nếu bạn chưa có đội ngũ riêng.

  • Dự tính khách mời

Với một sự kiện quan trọng như ngày tổ chứ khai trương thì đối tượng khách mời cần được sàng lọc kỹ. Ngoài anh em, bạn bè, những đối tác thân thiết thì nên lưu ý mời thêm những khách mời hợp mạng gia chủ, thì sẽ thuận lợi hơn trong việc buôn bán làm ăn sau này. Lễ khai trương tuy có thể nhỏ nhưng là sự kiện có tính chất quan trọng với bạn, vậy nên khi mời khách tham dự bạn hãy chuẩn bị thêm thiệp mời để mọi người có thể cảm nhận rõ hơn về tầm quan trọng của buổi lễ khai trương.

2.Trong khi tổ chức buổi lễ

  • Đón tiếp khách mời

Việc đón tiếp tưởng chừng đơn giản nhưng lại là khâu cần sự nhanh nhẹn, tinh tế, vì đây chính là bước gây ấn tượng đầu tiên với quan khách tham gia sự kiện. Nhân sự trong khâu này thường bao gồm ban tổ chức là chủ của buổi lễ, nhân viên để nhận biết và đón tiếp khách VIP; PG/PB và lân sư rồng tưng bừng chào đón khách mời; bảo vệ sắp xếp hoa chúc mừng và phân bổ luồng giao thông.

  • Danh sách giới thiệu khách VIP

Tuy bạn đã lên danh sách khách mời nhưng một danh sách khác quan trọng hơn cần phải lên và cập nhật thường xuyên trước lễ chính thức đó là danh sách giới thiệu đại biểu. Trong sự kiện thường các đại biểu sẽ không tới dự đủ như danh sách liệt kê trước đó, chính vì vậy bạn cần chuẩn bị sẵn danh sách này và liên tục cập nhật cho đơn vị sự kiện để MC giới thiệu đầy đủ và đúng tên cùng chức danh của các đại biểu tham gia.

  • Bài phát biểu

Bài phát biểu của gia chủ là khoảnh khắc quan trọng và được quan khách chú ý chỉ sau nghi thức khai trương, do đó bạn nên chuẩn bị sẵn bài phát biểu với đầy đủ nội dung cần thiết, và tập duyệt thật chỉn chu trước khi phát biểu chính thức.

  • Nghi thức khai trương

Để chuẩn bị cho khoảnh khắc ý nghĩa này, bạn phải lên danh sách các đại biểu thực hiện nghi thức và cung cấp cho đơn vị tổ chức sự kiện. Một mẹo nhỏ dành cho bạn đây là khoảnh khắc đặc biệt, sẽ dùng để truyền thông trên nhiều phương tiện do vậy hãy sắp xếp vị trí của mình cùng các đại biểu quan trọng vào vị trí trung tâm sân khấu.

 

3.Sau tổ chức lễ khai trương

Công việc chủ yếu sau lễ khai trương chính là công tác truyền thông, chính vì vậy hình ảnh ảnh và clip khai trương sẽ được lưu giữ lại để truyền thông trên các kênh của công ty trong thời gian sau khai trương. Cũng như đảm bảo việc có đủ nguồn tư liệu cần thiết để sử dụng trong thời gian dài.

Như vậy, các bạn có thể thây việc tổ chức khai trương không phải quá khó nhưng yêu cầu sự chuyên nghiệp, tỉ mẩn. Trên đây là những chia sẻ mà  Bình Minh Event tổng hợp gửi đến bạn và những kế hoạch tổ chức sự kiện sắp tới của bạn . Chúc bạn có được những ý tưởng sáng tạo, độc đáo, đúng mục tiêu đề ra và đừng ngần ngại liên hệ tới chúng tôi để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ chi tiết mọi thắc mắc!

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu . Với đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng với chi phí hợp lý nhất. Công ty tổ chức sự kiện Bình Minh Event chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói:

Liên hệ chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH EVENT