Quy trình tổ chức sự kiện tại Bình Minh Event

admin| 14 April, 2018 |130
  1. Tiếp nhận thông tin về sự kiện

Thông thường team sự kiện sẽ đến gặp trực tiếp khách hàng để tìm hiểu nhu cầu, mong muốn và mục đích của khách cũng như các thông tin cần thiết khác như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình. Thiết kế sẽ đi cùng để khảo sát mặt bằng, lấy các tài liệu, dữ liệu về mặt bằng để lên phương án 3D xây dựng sân khấu, khu tổ chức sự kiện phù hợp với thực tế.

2. Cả team sự kiện họp bàn đưa ra các nội dung và ý tưởng tổ chức (Brainstorm)

Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin cũng như mong muốn, nguyện vọng của khách hàng, team event sẽ họp và đưa ra ý tưởng chủ đạo xuyên suốt cho chương trình. Đưa ra được ý tưởng chủ đạo là việc cực kỳ quan trọng vì đó chính là linh hồn, là kim chỉ nam cho các hoạt động trong Event bám theo chạy xuyên suốt chương trình. Thông thường để đưa ra được ý tưởng chủ đạo, team sự kiện phải hiểu rất rõ khách hàng, hiểu về quá trình lịch sử, hình thành và phát triển của công ty, quá khứ của người chủ doanh nghiệp và mục tiêu hướng tới của sự kiện. Sau khi có được ý tưởng chủ đạo cả team sẽ dựa vào đó cho ra theme của Event (Chủ đề của Event). Theme của event thể hiện ở những hiệu ứng thiết kế cho các hạng mục trang trí và các hoạt động của chương trình.

Ví dụ khi làm "Lễ kỷ niệm 20 năm thành lập công ty Viết Hải - Hà Tĩnh", sau khi nghiên cứu kỹ về tiểu sử của Chủ tịch công ty Viết Hải, quá trình hình thành và phát triển của công ty, Bình Minh Event đã cho ra ý tưởng chủ đạo là cây tre với những câu thơ trong bài "Cây Tre Việt Nam". Và từ ý tưởng đó theme của chương trình là "Hoài cổ, gợi nhớ quá khứ gian khổ của chủ doanh nghiệp". Vì vậy thiết kế phải thể hiện được những nét mềm mại của cây tre trong các hạng mục trang trí sự kiện. Các hoạt động diễn ra trong sự kiện cũng phải mang tinh thần hoài cổ, gắn liền với quá khứ nghèo khổ của Chủ tịch công ty như tiếp khách dùng nước chè và bánh cu đơ, sử dụng cái tơi, cây cọ, cây tre và chiếc xe cũ của Chủ tịch để trang trí tiểu cảnh. Các PG sẽ mặc áo dài xưa để tiếp đón khách, cả event sẽ mang không khí hoài cổ để các vị quan khách cùng doanh nghiệp nhớ lại những ngày tháng khó khăn vất vả của công ty. Các hoạt động như văn nghệ chào mừng cũng là những bài hát về quê hương có kèm hoạt cảnh và múa minh họa dựng lại những ngày đầu thành lập doanh nghiệp của chủ tịch công ty Viết Hải.

3. Làm đề xuất để thuyết trình trước khách hàng

Sau khi đã ra Theme của chương trình và các ý tưởng về hoạt động xoay quanh Theme đó, team Event sẽ viết đề xuất để thuyết phục khách hàng tin và đồng ý với ý tưởng của mình. Việc trình bày đề xuất sao cho hấp dẫn, thu hút khách hàng cũng vô cùng quan trọng. Phải để cho khách hàng thỏa mãn cả phần nghe lẫn phần nhìn khi xem đề xuất là điều chỉ có những công ty event lớn, chuyên nghiệp mới làm được. Thông thường tại Bình Minh Event trong bản đề xuất luôn có các hình ảnh 3D cho các hạng mục sân khấu và trang trí sự kiện như cổng vào, banroll, phướn được thiết kế ra sao, treo những chỗ nào. Các hoạt động trong sự kiện cũng được minh họa bằng hình ảnh và clip rõ ràng, giúp khách hàng có cái nhìn chi tiết, liền mạch, có thể hình dung chính xác sự kiện của mình sẽ diễn ra như thế nào. Một phần không thể thiếu đó chính là nên báo giá cho các hạng mục sẽ làm trong event.

4. Thuyết trình đề xuất 

Sau khi cả team đã cho ý kiến chỉnh sửa, thống nhất bản đề xuất tổ chức sự kiện và có báo giá cụ thể, team sẽ hẹn khách hàng để trình bày về đề xuất của mình. Việc thuyết trình sao cho khách hàng hiểu về ý tưởng cũng như chăm chú lắng nghe, cảm thấy thích thú và không bị nhàm chán cũng là một nghệ thuật. Người thuyết trình phải gây ấn tượng với khách hàng không chỉ về cách nói mà còn về phong thái, cử chỉ để diễn tả hết những điểm hay trong bản đề xuất của mình. Sau khi trình bày xong sẽ đến phần Q&A. Khách hàng hỏi và team event trả lời, giải đáp tất cả những thắc mắc cũng như ghi nhận những ý kiến đóng góp, mong muốn của khách để team event chỉnh sửa lại kịch bản sao cho phù hợp. 

5. Tổ chức triển khai sự kiện

Sau khi khách hàng đã đồng ý với ý tưởng, kịch bản và báo giá, hợp đồng sẽ được 2 bên xúc tiến ký kết. Team bắt tay vào xây dựng bảng checklist các hạng mục công việc và bảng phân công việc cũng như  bảng tiến độ cần hoàn thành cho từng bộ phận. Người Leader sự kiện này chính là trung tâm chỉ huy đầu não có nhiệm vụ phân công công việc, giám sát cũng như giúp đỡ các bộ phận hoàn thành công việc của mình. 

Một công ty event lớn, chuyên nghiệp sẽ phân ra nhiều bộ phận chuyên trách khác nhau như: bộ phận thiết kế, bộ phận truyền thông, bộ phận sản xuất, bộ phận kế toán chứng từ...Những bộ phận này sẽ đảm nhiệm công việc chuyên trách của mình, tránh gây rối loạn, công việc chồng chéo không đúng tiến độ. Ví dụ bộ phận kế toán sẽ chuyên về hợp đồng (với khách hàng và với các nhà cung cấp), các loại giấy phép cần xin để tổ chức sự kiện. Bộ phận thiết kế chuyên thiết kế các hạng mục trang trí cho sự kiện, đẩy đi in và bàn giao, hướng dẫn bộ phận sản xuất dàn dựng, thi công để đảm bảo bộ phận sản xuất làm đúng ý đồ thiết kế. Bộ phận truyền thông sẽ phụ trách xây dựng kịch bản tổng thể, kịch bản phối hợp bộ phận, kịch bản MC, lời phát biểu của các VIP...

Sau khi khách đã duyệt các kịch bản, mọi công tác chuẩn bị đã xong thì bộ phận event tiến hành chạy chương trình theo kế hoạch. Với thái độ chuyên nghiệp và nghiêm túc, các nhân viên event sẽ điều hành sự kiện diễn ra theo đúng kịch bản, xử lý các tình huống phát sinh sao cho nhanh gọn, hiệu quả và vừa lòng khách hàng nhất.

Ngay khi sự kiện kết thúc bộ phận sản xuất phải thu dọn hiện trường, trả lại nguyên vẹn mặt bằng cho khách hàng. Bàn giao, trả lại các thiết bị thuê từ nhà cung cấp. Bộ phận truyền thông sẽ lấy ảnh, chỉnh sửa và làm video tổng kết sự kiện.

6. Đánh giá, tổng kết sự kiện 

Sau một vài ngày sự kiện diễn ra, bộ phận kế toán sẽ gửi cho khách hàng bản thanh lý hợp đồng và bản quyết toán những hạng mục phát sinh trong sự kiện.

Làm báo cáo sau sự kiện nếu như khách hàng yêu cầu. Báo cáo bao gồm: hình ảnh các hạng mục trang trí như trong báo giá, hình ảnh quá trình diễn ra sự kiện, các hạng mục phát sinh tăng và phát sinh giảm.

Bộ phận truyền thông sẽ gửi khách hàng ảnh và clip tổng kết sự kiện, đồng thời đăng lên trang Bình Minh Event để truyền thông sau sự kiện.

Cả team event cũng ngồi họp lại tổng kết những thiếu sót để rút kinh nghiệm, sự kiện sau không lặp lại lỗi đó.

Như vậy chúng tôi vừa trình bày cho các bạn một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn thường diễn ra ở những công ty event lớn, chuyên nghiệp như Bình Minh Event. Tổ chức sự kiện không phải là làm việc đơn lẻ của từng cá nhân và chỉ ngồi trên giấy, đây là 1 nghề đòi hỏi khả năng teamwork khá cao, óc sáng tạo và khả năng vận hành thực tế.

 Là công ty có uy tín và hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiệnCông ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event đã tổ chức thành công nhiều sự kiện khởi công động thổ lớn tại các khu vực Cửa Lò, Bãi Lữ, TP Vinh, Nghệ An, Thanh Hóa, Hà Tĩnh như:

Liên hệ chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN - BÌNH MINH EVENT

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585 (24/7)
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn