Những Lưu Ý Khi Tổ Chức Sự Kiện Họp Báo

admin| 24 August, 2020 |9090

Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, "họp báo" - cụm từ được xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng khái niệm họp báo là gì và làm thế nào để có được một buổi họp báo thành công, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm mơ hồ với nhiều người.

Họp báo dần đã trở thành sự kiện không thể thiếu khi một nhãn hàng/doanh nghiệp/cơ quan mong muốn giới thiệu sản phẩm mới hay công bố thông tin quan trọng

Tổ chức sự kiện họp báo là gì ? 

Về cơ bản chúng ta có thể hiểu họp báo là buổi họp giữa ban tổ chức – người đưa ra thông tin và các nhà báo, đầu báo – người nhận và đưa thông tin đến công chúng. Từ đó, có thể thấy buổi họp báo nhằm mục đích chính là trao đổi, công bố thông tin để công chúng biết rõ hơn về một sự kiện sắp được diễn ra hay một sản phẩm mới sắp sửa được tung ra thị trường.

Thông tin nào cần được đưa ra trong họp báo?

Các nhà báo đến với sự kiện của bạn là để lấy thông tin đăng bài. Do đó là nhà tổ chức bạn phải nắm rõ và đảm bảo rằng các thông tin đưa ra trong sự kiện là những thông tin chính xác nhất, nhưng cũng hấp dẫn giới báo chí và công chúng.

Các thông tin được đưa ra trong buổi họp báo khá đa dạng như việc thông báo các cơ chế chính sách, thông báo một sự kiện bên lề.... Nhưng về cơ bản, các thông tin được đưa ra thường sẽ là công bố sản phẩm mới, cách thức phát triển các dòng sản phẩm mới; Celeb nào sẽ là đại diện sản phẩm của bạn; sản phẩm của bạn có gì khác biệt, nếu buổi họp báo được tổ chức với mục đích thông báo ra mắt sản phẩm mới. Tương tự, nếu bạn tổ chức họp báo để thông báo về một chương trình thì các thông tin cần được đưa ra bao gồm: mục đích tổ chức; địa điểm, thời gian tổ chức; dàn celeb tham dự biểu diễn; kế hoạch triển khai chương trình;.....

Các file thông tin trong họp báo cần chuẩn bị những gì ?

Ngoài thông cáo báo chí, các file thông tin là tư liệu thiết yếu trong buổi hợp báo, nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho các phóng viên. Chính vì vậy mà tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp tra cứu được các thông tin đến chủ đề buổi họp báo. Ngoài ra, cũng có trường hợp các tài liệu sẽ được phát theo từng phần trong buổi họp báo để tránh tình trạng phóng viên đến và nhận hết tài liệu cần có và về luôn.

Lựa chọn địa điểm tổ chức buổi họp báo

Lựa chọn dịa điểm để tổ chức họp báo giờ đây không còn quá khó khăn cho các nhà tổ chức. Cùng với sự phát triển và yêu cầu của khách hàng, các khách sạn, trung tâm hội nghị với đầy đủ trang thiết bị cùng không gian trang trọng dần trở thành những lựa chọn tối ưu hàng đầu. Tuy nhiên để lựa chọn một địa điểm phù hợp, bạn vẫn nên lưu ý các yêu tố sau: về địa điểm có gần trung tâm hay không? Có thu hút sự chú ý của người qua đường hay không? Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu có đảm bảo các yêu cầu của chương trình hay không? Không gian dành cho các nhà báo tác nghiệp thì như thế nào? Khách sạn có hỗ trợ gì cho chương trình của bạn?  Và quan trọng là mức chi phí? Ngoài ra, hãy để ý chuẩn bị các vật dụng nhỏ cho các nhà báo bởi điều này thể hiện sự tôn trọng tới giới báo chí và sự chuyên nghiệp, tinh tế của ban tổ chức.

Với nhiều đơn vị tổ chức, để phù hợp với chương trình thì không gian ngoài trời cũng là một trong những lựa chọn thay thế phòng họp khách sạn, trung tâm hội nghị. Dẫu vậy, việc tìm kiếm địa điểm ngoài trời sẽ khá khó khăn hơn vì yếu tồ về không gian phải làm sao để vừa phù hợp mà vẫn đảm bảo cho các nhà báo tác nghiệp. 

Lưu ý lời mời đến giới báo chí

Là những khách mời chính của chương trình, sự xuất hiện của đông đủ các nhà báo là thước đo thành công cho chương trình của bạn. Hãy lưu ý chuẩn bị đầy đủ tài liệu, thư mời và đặc biệt lưu ý thời gian khi mời các đầu báo tham dự chương trình. Từ thời gian 1 tuần – 10 ngày hãy chủ động gửi email, thư mời hay kể cả điện thoại trực tiếp tới các cơ quan báo chí để đảm bảo rằng họ không quên lười mời của bạn.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

Với nhu cầu tổ chức chương trình đảm bảo tính chuyên nghiệp, tránh rủi ro các nhãn hàng và doanh nghiệp thậm chí là các cơ quan, tổ chức đã bắt đầu lưu tâm đến việc sử dụng dịch vụ của đơn vị tổ chức sự kiện uy tín thay vì tự tổ chức như trước đây. Đội ngũ nhân sự đông đảo, nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện cùng hệ thống trang thiết bị phục vụ thuyết trình, hội nghị, hội thảo luôn được cập nhật là những điểm mạnh dễ thấy của các công ty sự kiện.

Là một trong những đơn vị có bề dày kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, Bình Minh Event tự tin là lựa chọn tối ưu dành cho các khách hàng đang có nhu cầu tổ chức họp báo tại Tp Vinh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hóa. Vì vậy, đừng ngần ngại hãy liên hệ tới chúng tôi ngay nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức họp báo/họp báo ra mắt sản phẩm mới.

Tổng hợp 

Linh Cao

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH EVENT