Những chuẩn bị hoàn hảo cho công tác tổ chức sự kiện Hội nghị Ban Giám Đốc

admin| 23 August, 2021 |340

Sự kiện hội nghị ban giám đốc Tập đoàn, Doanh nghiệp có như sự kiện hội thảo chuyên đề?

Từ kinh nghiệm thực tế nhiều năm trong ngành sự kiện, có thể nói rằng, sự kiện hội nghị ban giám đốc điều hành thuộc các tập đoàn, doanh nghiệp xuyên quốc gia về cơ bản không có quá nhiều điểm khác so với các sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên đề. Chúng ta cần thuê địa điểm tổ chức và các nhân sự phục vụ sự kiện, lên agenda chương trình, in ấn các thiết kế dành cho sự kiện, chuẩn bị tài liệu hội thảo cùng quà tặng khách tham dự, khách mời.

Tuy nhiên, sự kiện hội nghị ban giám đốc Tập đoàn thường đóng vai trò là sự kiện gặp mặt đầu năm của các lãnh đạo nhằm tổng kết hoạt động của năm trước và đưa ra định hướng phát triển, giải quyết các vấn đề tồn đọng của doanh nghiệp. Đồng thời, thông qua sự kiện dạng này, ban tổ chức còn cài cắm các mục đích truyền thông nội bộ truyền tải thông điệp, tăng tương tác, tăng gắn kết giữa lãnh đạo các đơn vị thành viên. Các sự kiện dạng này thường được tổ chức thường niên và kéo dài nhiều ngày. Chính vì vậy, sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng và góp phần vào thành công của hội nghị. Nếu không có sự chuẩn bị chu đáo, chi tiết trong từng công việc sẽ mang đến những hậu quả ảnh hưởng xấu tới sự kiện và ấn tượng của người tham dự.

Vậy ngoài những công việc cơ bản, vốn đã được ban tổ chức nằm lòng thì những công việc nào cần đặc biệt lưu tâm và cách giải quyết những vấn đề đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Đồng hành cùng Tập đoàn Mường Thanh trong hầu hết các sự kiện của Tập đoàn, với kinh nghiệm của minh, mời bạn tham khảo những tips tổ chức sự kiện hội nghị Ban Giám Đốc trong bài viết dưới đây

1.Những công tác thể hiện sự chuẩn bị chu đáo của ban tổ chức

  • Tiếp đón khách tham dự

Công tác tiếp đón, chào mừng các khách mời về tham dự sự kiện thể hiện rất rõ sự chu đáo của ban tổ chức. Một lời chào nồng hậu, một món quà nhỏ dành tặng người tham dự còn để lại ấn tượng sâu đậm về sự kiện. Không những vậy, việc tiết kiệm thời gian, hoàn thành các thủ tục checkin cho khách cũng là những chi tiết dù nhỏ nhưng để lại ấn tượng.

Nếu là sự kiện diễn ra trong nhiều ngày bạn có thể yêu cầu lễ tân khách sạn/resort tại địa điểm tổ chức cùng ban tổ chức đón tiếp, phục vụ khách mời. Ngoài ra, với concept chủ đề chính của sự kiện, ban tổ chức có thể chuẩn bị những cách thức đón tiếp độc đáo.

Đừng quên sắp xếp việc đưa đón các khách mời tới địa điểm diễn ra sự kiện. Bạn có thể chuẩn bị các loại xe bus, xe đưa rước để đón khách mời tại nhà ga/sân bay tới điểm diễn ra sự kiện. Vừa đảm bảo sự an toàn vừa mang lại sự thuận tiện, chu đáo cho người tham dự.

  • Lịch trình và thông báo

Timeline chương trình cùng những thông tin liên quan cần được thông báo đầy đủ và công khai cho khách tham dự. Tại địa điểm diễn ra sự kiện cần chuẩn bị các công cụ để khách mời có thể tiếp cận một cách dễ dàng, những công cụ thường thấy là: standee; bảng thông báo điện tử, màn hình LCD,…

  • Không thể thiếu Teabreak cho các sự kiện hội nghị, hội thảo

Với tính chất căng thẳng trong mỗi buổi hội nghị cùng thời lượng kéo dài và liên tục, tiệc teabreak như một nút giãn giúp người tham dự có những phút giây giải toả căng thẳng, tiếp nạp năng lượng trong từ đó góp phần tăng hiệu quả trong công việc.  Ngoài việc chuẩn bị những món ăn, thức uống nhẹ nhàng đừng quên nhân sự bạn cũng cần nhân sự phục vụ  để đảm bảo khách tham dự luôn nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.

  1. Nội dung chương trình cần lưu ý những gì

Để thực hiện một sự kiện hội nghị xuyên suốt trong nhiều ngày, kịch bản chương trình cần được lên chi tiết với concept, chương trình khai mạc, bế mạc là điều không thể thiếu. Đây là xương sống xuyên suốt thời gian diễn ra hội nghị.

Nếu là sự kiện mang tính truyền thông nội bộ, vậy thì tại sao bạn không tổ chức một cuộc thi ca múa nhạc giữa các đơn vị tham gia sự kiện. Những buổi gala dinner có thêm sự giao lưu của các đơn vị sẽ nâng cao tinh thần hứng khởi, mang đến sự vui tươi. Không những thế, doanh nghiệp, tôr chức của bạn có thể phát hiện những tài năng nghệ thuật không ngờ thông qua chương trình giao lưu.

  1. Luôn kiểm tra hệ thống thiết bị trước sự kiện

Người tổ chức sự kiện luôn ghi nhớ kiểm tra hệ thống âm thanh – ánh sáng – màn hình LED, kiểm tra số lượng mic tối đa cho chương trình toạ đàm, mic bục phát biểu đã kết nối hay chưa? Thiết bị ánh sáng phục vụ chương trình ca nhạc và chiếu sáng trên sân khấu thì thế nào? Nhân sự phục vụ đưa mic cho người tham dự. Thậm chí trong sự kiện nếu có những hạng mục cần trình chiếu và diễn thuyết, bạn cần kiểm tra màn hình, cue trình chiếu, mic không dây.

  1. Thiết lập team chạy sự kiện

Ngoài các bộ phận được phân bổ công việc từ đầu, thiết lập team vận hành sự kiện là việc thiết yếu cuối cùng. Đây chính là bộ phận sẽ theo dõi diễn biến, điều phối và vận hành sự kiện nhằm đảm bảo cho toàn bộ sự kiện diễn ra trơn tru theo kịch bản. Ngoài ra, đảm bảo liên lạc, trao đổi thông tin trogn sự kiện giữa các thành viên trong team cũng cần được chú ý.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu . Với đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng với chi phí hợp lý nhất.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện bất động sản: lễ mở bán dự án; sự kiện ra mắt, giới thiệu dự án; lễ kick-off cho dự án bất động sản; lễ ra quân dự án,... 

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH EVENT