Những câu hỏi khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

admin| 24 April, 2018 |230

Dưới đây là 33 câu hỏi bạn cần đi khảo sát và đặt ra cho bên cung cấp địa điểm tổ chức để đảm bảo địa điểm phù hợp với sự kiện của bạn.

A. Liên lạc xin thông tin

  1. Lấy thông tin liên lạc như số điện thoại, địa chỉ email của người phụ trách cho thuê địa điểm
  2. Liên lạc với họ hỏi xem ngày bạn muốn tổ chức sự kiện họ còn trống địa điểm đó không?

B. Khảo sát địa điểm

3. Xem xét về giao thông xung quanh địa điểm, xem có thuận tiện cho người tham dự không? (gần bến xe, sân bay, ngã 3,4, trung tâm thành phố)

4. Khảo sát thực tế phòng diễn ra sự kiện

  • Dùng thước đo khảo sát diện tích địa điểm từ phòng tiệc cho đến hành lang, lối vào (xin sơ đồ mặt bằng địa điểm nếu có)
  • Hỏi xem tại địa điểm có sẵn trang thiết bị nào rồi, cái nào có thể sử dụng được, giá cả như nào. Nếu mang đồ từ ngoài vào thì họ thu phí bao nhiêu, độ khả thi khi vận chuyển vào trong phòng sự kiện.
  • Khi thợ vào thi công sản xuất thì cần làm thủ tục gì (mang CMT, đăng ký số lượng người thi công)
  • Xem xét khu vực đỗ xe cho khách, đỗ xe làm sự kiện xem có đủ chỗ không.

5. Quan sát lưu lượng giao thông xung quanh sự kiện, thời điểm nào thông thoáng, thời điểm nào bị tắc nghẽn.

6. Nếu địa điểm không có phòng nghỉ cho khách hoặc không đủ chỗ thì cần chủ động tìm những khách sạn, nhà nghỉ xung quanh để khách tham dự sự kiện nghỉ ngơi và dễ dàng di chuyển sang khu vực tổ chức sự kiện.

7. Địa điểm có phù hợp với style sự kiện sắp diễn ra của bạn. Tổ chức một buổi họp báo không thể làm trong phòng tiệc cưới.

8. Đi vòng quanh phòng tổ chức sự kiện để tìm ra những điểm độc đáo xung quanh đó, bạn có thể kết hợp, dàn dựng những thứ hay ho cho khách tham dự trải nghiệm.

9. Đánh giá tổng thể sự kiện (vệ sinh, an toàn, giao thông, chi phí...) và so sánh với các địa điểm khác.

10. Vẽ lại sơ đồ mặt bằng phòng sự kiện, ghi lại những đặc điểm trong phòng như màu sắc, điểm nổi bật của họa tiết trang trí, các phòng chức năng bên cạnh.

11. Nếu bạn có khung giàn truss và màn hình LED cỡ lớn, hãy đo chiều cao từ sàn lên trần nhà và chiều rộng cửa vào, đảm bảo căn phòng đó chứa được các thiết bị cần cho sự kiện.

12. Sức chứa tối đa của phòng sự kiện là bao nhiêu người, kê được bao nhiêu ghế với kiểu kê như thế nào.

13. Xem kỹ phòng có các trụ cột to che khuất tầm nhìn của khán giả lên sân khấu không? Hoặc những thiết kế, hốc lồi lõm khác thường có thể ảnh hưởng đến tầm nhìn của khách.

14. Hỏi về cơ sở vật chất có sẵn trong địa điểm;

  • Âm thanh, ánh sáng
  • Sàn sân khấu
  • Bục phát biểu
  • Bàn ghế trong phòng tiệc
  • Nguồn điện (có đủ tải trọng cho chương trình không? Có máy phát điện dự phòng không?)
  • Các trang thiết bị được miễn phí khi thuê địa điểm (giấy, bút,...)

15. Những đồ vật được phép mang từ bên ngoài vào. Lưu ý, các phòng sự kiện thường không cho phép:

  • Mang đồ ăn từ bên ngoài vào hoặc tự ý mang dụng cụ nấu ăn vào
  • Những sự kiện âm thanh quá lớn, gây mất trật tự, an ninh (nhạc sàn, đêm nhạc EDM...)
  • Rượu và các đồ uống có cồn khi mang vào bạn đều bị tính thêm phí.

16. Chỗ nghỉ ngơi: Số lượng phòng ngủ

17. Các loại phòng ngủ hiện có (phòng VIP, phòng đôi, phòng ba...)

18. Bạn nên xem kỹ cơ sở vật chất của phòng ngủ để đảm bảo các vị khách có thể ở lại được.

19. Ghi lại các tiện ích trong phòng nếu khách tham dự sự kiện là khách VIP, yêu cầu cao.

20. Các set menu, thực đơn nhà hàng có sẵn

21. Xem xét khu vực bếp có đáp ứng yêu cầu vệ sinh an toàn thực phẩm không.

22. Có nhà hàng, phòng ăn riêng cho khách tham dự không.

23. Địa điểm có thể cung cấp tối đa bao nhiêu suất ăn 1 lúc?

24. Vị trí của bếp có quá xa so với phòng tổ chức sự kiện không? Bố trí khu vực nấu nướng gần hơn để tiện cho việc lên đồ ăn.

25. Có những dịch vụ vui chơi giải trí nào cho khách trong khách sạn:

  • Bể bơi
  • Spa - Massage
  • Fitness
  • Sân golf...

26. Có không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện ngoài trời không?

  • Thảm cỏ bằng phẳng
  • Khu vườn, hoặc bãi golf...

27. Một số địa điểm ngoài trời có thể đáp ứng tính chất của sự kiện như:

  • Các sự kiện sôi động, gây ồn ào (đại nhạc hội, lễ hội âm nhạc...)
  • Có thú cưng (chó, mèo...) tham gia
  • Các phương tiện cơ giới (thi bằng lái, triển lãm ô tô, show biểu diễn xe đua...)

28. Địa điểm có đủ nước để cung cấp cho sự kiện ngoài trời không? Thuê thêm bồn chứa nước di động nếu cần thiết

29. Địa điểm có sẵn dù che cho khán giả khi tham gia sự kiện ngoài trời không?

30. Tìm hiểu kỹ về giá cả của địa điểm như:

  • Phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện và thời gian chuẩn bị (set up) cho sự kiện
  • Hoa hồng chia cho nhân viên
  • Các dịch vụ kèm theo (phí dịch vụ, phục vụ...)

31. Tìm hiểu đặc điểm của sự kiện, thời gian cao điểm giá thuê sự kiện sẽ cao và khó thuê.

32. Một số địa điểm có sẵn âm thanh - ánh sáng cho sân khấu chuyên nghiệp, bạn hãy hỏi kỹ và xem kỹ về trang thiết bị của họ.

33. Hỏi họ xem liệu có thể thay đổi quy mô phòng (mở rộng hoặc thu hẹp) được không

Hi vọng những câu hỏi trên sẽ giúp bạn chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với sự kiện của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm 1 công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại TP Vinh, Nghệ An, Cửa Lò, Bãi Lữ, Hà Tĩnh hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN - BÌNH MINH EVENT

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585 (24/7)
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn