Những Bước Không Thể Bỏ Sót Khi Chuẩn Bị Cho Tiệc Cuối Năm

admin| 18 December, 2020 |4480

Tiệc cuối năm hay còn gọi là Year End Party là buổi tiệc thường niên trong văn hóa doanh nghiệp, thường được tổ chức vào cuối năm, trước tết Nguyên Đán. Thông qua Year End Party, doanh nghiệp có thể tổng hợp lại các hoạt động, thành quả hay khó khăn trong năm vừa qua và truyền tải những hướng đi cho năm tới. Hơn nữa, Year End Party cũng là cơ hội để doanh nghiệp gửi lời tri ân tới đối tác, khách hàng, CBNV và đây cũng là thời điểm hoàn hảo để ban lãnh đạo thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực cho toàn bộ nhân viên cùng phấn đấu cho năm mới sắp đến. 

Với những ý nghĩa đó, tiệc cuối năm luôn phải được chú trọng và chuẩn bị kỹ càng. Hãy cùng Bình Minh Event tìm hiểu những công việc cần chuẩn bị cho một bữa tiệc cuối năm qua bài viết dưới đây nhé!

1.Lên ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm

Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam toàn bộ sự kiện. Tuỳ vào môi trường và văn hóa mà mỗi công ty mà sẽ có các chủ đề khác nhau. Và để tạo sự khác biệt, không gây nhàm chán, chủ đề cho chương trình của mỗi công ty vào mỗi năm phải khác nhau nhưng vẫn truyền tải được những thông điệp của  doanh nghiệp tới tất cả khách hàng tham gia. Thông thường chương trình cuối năm sẽ có mục tiêu nâng cao tinh thần đoàn kết công ty, là thời điểm để ban lãnh đạo khách hàng, CBNV đối tác và tạo động lực cho nhân viên cống hiến hết mình cho lý tưởng chung của công ty. Khi đã xác định được mục tiêu, ban tổ chức nên dựa vào mục tiêu đó để chọn chủ đề cho chương trình tiệc cuối năm sao cho phù hợp.

Các hình thức tiệc cuối năm có thể kể đến:

  • Tiệc cuối năm tri ân đối tác, các thành viên trong công ty
  • Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng
  • Tiệc cuối năm kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí

 2. Lên danh sách số lượng người tham gia buổi tiệc cuối năm

Dự kiến khách mời tham dự sự kiện Year End Party cũng vô cùng quan trọng. Bởi số lượng khách mời sẽ quyết định diện tích hội trường hoặc không gian cần có, điều này là yếu tố quyết định để đánh giá sự phù hợp của địa điểm tổ chức. Hơn nữa, nếu không mặc định được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình hay thiếu hụt ngân sách đã hoạch định. Vì thế, sau khi lên danh sách khách mời tổ chức và xác định được địa điểm, Ban tổ chức cần thông báo và gửi giấy mời sớm cho các khách mời để họ có thể sắp xếp thời gian cũng như phương án đi lại hoặc phản hồi sớm trong trường hợp không thể tham gia. Điều này sẽ giúp ban tổ chức lên được kịch bản phù hợp nhất cho chương trình.

3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức tiệc cuối năm

Để có thể tổ chức được một sự kiện, điều kiện cần chính là địa điểm tổ chức. Chính vì vậy ban tổ chức cần phải triển khai tìm kiếm một địa điểm phù hợp cho việc tổ chức tiệc cuối năm sắp tới. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên cần triển khai và đặt phòng trước 1 - 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Lưu ý về địa điểm tổ chức tiệc cuối năm:

  • Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
  • Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch và Chi phí dự trù của doanh nghiệp
  • Địa điểm cần phù hợp với chất lượng của chương trình
  • Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
  • Có bãi đổ xe rộng rãi

4.  Chuẩn bị các thiết kế trang trí cho sự kiện

Thiết kế và trang trí sự kiện chính là ấn tượng đầu tiên khi khách mời đến với buổi tiệc. Chương trình càng được đầu tư thì vấn đề trang trí càng nên được chú trọng chuẩn bị từ sớm để có thể mang đến một chương trình đồng bộ từ nội dung đến trang trí.

5. Đừng quên kế hoạch dự phòng

Việc dự phòng và có kế hoạch ứng biến các tình huống ngoài kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể đảm bảo ứng biến và xử lý tốt mọi vấn đề phát sinh và đảm bảo thành công trọn vẹn cho chương trình.

6. Lựa chọn agency tổ chức sự kiện

"Có nên thuê agency tổ chức sự kiện cuối năm?"

Cũng giống như ban tổ chức, đối với agency, mỗi chương trình là những đứa trẻ tâm huyết mà họ mong muốn có một kết quả thật suôn sẻ và tốt đẹp. Việc thuê một agency chuyên nghiệp tổ chức sự kiện sẽ giúp quý khách hàng giảm thiểu rủi ro cho sự kiện, tiết kiệm thời gian khi cuối năm luôn là khoảng thời gian mà mỗi công ty đều rất bận rộn để xử lý hết công việc . Và hơn hết, tiệc cuối năm là thời điểm mà ai cũng muốn xả hơi sau 365 ngày trong guồng quay của công việc, chuẩn bị, ăn mặc thật lộng lẫy và tận hưởng bữa tiệc thay vì mặc những đồng phục 7 ngày như 1 và đôn đáo chạy chương trình.

Trên đây là những chia sẻ mà  Bình Minh Event tổng hợp gửi đến quý khách hàng về những kế hoạch tổ chức sự kiện sắp tới. Chúc quý khách hàng có những ý tưởng sáng tạo, độc đáo và đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ chi tiết mọi thắc mắc!

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu . Với đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng với chi phí hợp lý nhất.

Thuỳ Linh

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH EVENT