KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG CỦA BÌNH MINH EVENT

admin| 12 April, 2018 |510

Tổ chức sự kiện là một ngành đặc thù riêng biệt, trước khi bước vào thực hiện bạn phải có cho mình một Plan - kế hoạch tổ chức sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event vui mừng được giúp đỡ các bạn để lập được một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo. Nếu bạn đang băn khoăn và không biết bắt đầu từ đâu, bài viết dưới đây là dành cho bạn.

Để lập được một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải trải qua 9 bước cơ bản sau:

1.Bước 1: Xác định mục tiêu và mục đích chương trình

Trước khi bắt đầu sự kiện, bạn phải trả lời câu hỏi:

  • Sự kiện này là loại sự kiện gì? Tri ân khách hàng, khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới.... Vì mỗi loại hình sự kiện có một nét đặc trưng trong cách tổ chức riêng. 
  • Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích gì? Truyền thông hay tri ân khách hàng? Đánh bóng tên tuổi công ty hay giới thiệu sản phẩm mới?

Khi trả lời được câu hỏi Why thì bạn cần xác định mục tiêu của chương trình. Mục tiêu của chương trình phải thật rõ ràng, cụ thể. Càng cụ thể bao nhiêu bạn càng dễ dàng đưa ra các phương án phù hợp. Ví dụ: Sự kiện sẽ thu hút được bao nhiêu khách mời? Có bao nhiêu báo đài đưa tin về sự kiện?...

2. Bước 2: Xác định đối tượng

Đây là bước vô cùng quan trọng để đưa ra được kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết. Bạn cần xác định rõ đâu là đối tượng tham gia sự kiện? Họ có đặc điểm gì nổi bật? Họ thích gì để có thể xây dựng chương trình phù hợp với nhu cầu nhằm thu hút họ tham gia và truyền thông (truyền miệng) cho sự kiện.

3. Bước 3: Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Tổ chức sự kiện là một kênh đắc lực cho truyền thông, việc truyền tải thông điệp trong sự kiện là một điều vô cùng quan trọng. Xây dựng được thông điệp truyền thông cho sự kiện sao cho hiệu quả  sẽ giúp bạn đưa hình ảnh của doanh nghiệp/sản phẩm đến gần với công chúng, tạo thiện cảm trong lòng công chúng.

4. Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, đối tượng cụ thể và thông điệp truyền thông ý nghĩa, thì việc không kém phần quan trọng chính là xác thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Ví dụ đối tượng khách tham dự là các doanh nhân thì nơi diễn ra sự kiện không thể là một nhà hàng bình dân.

5. Bước 5: Xây dựng chương trình cho sự kiện cụ thể

Bất kỳ sự kiện nào muốn thành công thì phải cụ thể hóa và thực hiện hóa. Ở phần này chúng ta cần xây dựng kịch bản chi tiết  và kịch bản phối hợp các bộ phận, cụ thể là gồm những hoạt động gì, những ai tham gia vào sự kiện, những vật dụng, đồ dùng nào sẽ sử dụng trong sự kiện. Ai làm gì và ở đâu thật chi tiết và cụ thể.

6. Bước 6: Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Hãy hình dung nếu sự kiện của bạn diễn ra trong âm thầm lặng lẽ, khách đến tham dự thậm chí không biết mình đang tham dự sự kiện gì, đó quả là một điều kinh khủng. Do đó việc lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện vô cùng quan trọng. Làm sao để ai cũng biết đến sự kiện của bạn, càng nhiều người biết càng tốt, càng nhiều người hào hứng có mặt trong sự kiện càng tốt. Để làm được những điều này đòi hỏi bạn phải có kế hoạch truyền thông cụ thể và chi tiết bao gồm: nội dung truyền thông, các kênh truyền thông, khi nào truyền thông thì thích hợp. Ví dụ truyền thông offline, việc treo banroll đường phố sẽ thường làm ít nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Thật may mắn là ngày nay bạn có trong tay vô vàn công cụ truyền thông online như facebook, website, báo mạng... để giúp bạn có thể truyền tin tức về sự kiện đi toàn thế giới.

7. Bước 7: Phân tích ngân sách

Trước khi một sự kiện diễn ra chúng ta không thể bỏ qua bước quan trọng này: đó là phân tích và dự trù ngân sách. Kế hoạch tổ chức sự kiện phải sát với ngân sách đã dự toán chi từ đầu, nếu nếu không sát số tiền đó, chúng ta phải thay đổi chương trình, thêm bớt nhân sự sao cho vừa với ngân sách. Để làm được điều này bạn cần hỏi giá trước các dịch vụ cho thuê đồ sự kiện cũng như nhân sự cho chương trình.

8. Bước 8: Xác định tiến độ thực hiện

Là quản lý sự kiện bạn cần lập chi tiết timeline công việc, thời gian nào hoàn thành cái gì và giám sát các bên thực hiện theo bản timeline này để đảm bảo tiến độ thực hiện công việc. Chia nhỏ quỹ thời gian và tiến độ, quản lý theo mục tiêu luôn là cách làm khôn ngoan. Càng chuẩn bị kỹ bạn càng có một sự kiện hoàn hảo!

9. Bước 9: Đánh giá và đo lường hiệu quả

Sau khi sự kiện diễn ra bạn cần đánh giá tổng thể sự kiện đã diễn ra tốt đẹp chưa? Còn thiếu sót những chỗ nào? Thiếu sót là điều không thể tránh khỏi và sẽ là bài học xương máu cho bạn ở những sự kiện sau. Đừng sợ những thiếu sót mà né tránh không dám thừa nhận chúng.

Hi vọng với 9 bước cơ bản này bạn có thể tổ chức thành công các sự kiện của mình. Còn nếu thấy mọi việc quá sức với bạn? Đừng ngại tìm đến công ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event để được tư vấn và đưa ra các gói sự kiện với giá cả hợp lý.

Công ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Cửa Lò, TP Vinh, Nghệ An, Thanh Hóa, Hà Tĩnh. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khai trương, khánh thành lớn nhỏ, cùng đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình, chuyên nghiệp, sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN - BÌNH MINH EVENT

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585 (24/7)
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn