Kinh nghiệm tổ chức sự kiện mùa mưa bão

admin| 20 September, 2016 |10640

Thời tiết không chỉ tác động trực tiếp đến nhà nông trong lao động sản xuất nông nghiệp, mà yếu tố thời tiết còn ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại trong công việc tổ chức sự kiện. Đặc biệt, các sự kiện tổ chức ngoài trời có quy mô, nếu gặp phải thời tiết xấu bất ngờ như mưa lớn hoặc gió to bắt buộc các chương trình sẽ phải kết thúc sớm hơn hay phải lùi thời gian tổ chức muộn so với dự kiến ban đầu, thậm chí có thể bị hủy bỏ.

img_4640_result

Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh phối hợp với Tập đoàn Khách sạn Mường Thanh tổ chức thành công Đại hội Mường Thanh 2016 tại Khách sạn Mường Thanh Grand Hoàng Mai.

Với kinh nghiệm đã thực hiện các event, Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh xin chia sẻ với quý vị những kinh nghiệm then chốt khi tổ chức sự kiện để hạn chế thấp nhất những rủi ro do thời tiết mang lại. Đặc biêt là các sự kiện tổ chức ngoài trời.

      1. Tìm hiểu thật kỹ về nơi sự kiện diễn ra.

Việc tìm hiểu địa điểm diễn ra sự kiện và một trong những yếu tố tiên quyết quyết định đến thành công của sự kiện. Trong trường hợp, địa điểm diễn ra sự kiện do khách hàng yêu cầu và chúng ta chưa nắm rõ. Đầu tiên, even - er phải thị sát thực tế địa điểm đó để xác định được các vấn đề:

  • Địa điểm có sức chứa phù hợp với số lượng khách sẽ tham dự dự kiến. Nếu địa điểm không phù hợp, các  even - er cần tìm hiểu một số địa điểm gần với địa điểm mà khách hàng yêu cầu, có đủ sức chứa lượng khách tham dự và tư vấn lại với họ để đảm bảo tránh tình trạng “vỡ trận” khi khách tham gia vượt quá dự kiến.
  • Không gian và mặt bằng địa điểm có thuận lợi hay khó khăn gì trong việc xây dựng, lắp đặt sân khấu; Địa điểm có thể tổ chức cùng lúc outdoor  và indoor hay không. Việc tìm hiểu vấn đề này sẽ giúp các even - er  có được phương án tổ chức hợp lý và chủ động hơn trong việc xây dựng  kế hoạch dự phòng khi thời tiết xấu xảy ra bất ngờ.
  • Khí hậu và thời tiết của nơi tổ chức như thế nào, việc tìm hiểu này sẽ giúp even - er có thể lựa chọn và đề xuất được thời gian tổ chức sự kiện chuẩn xác, tránh gặp phải các hiện tượng thời tiết xấu trong quá trình sự kiện diễn ra.

     2. Trang bị các vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị sử dụng trong sự kiện

Các trang thiết bị quan trọng sử dụng trong sự kiện phần lớn các thiết bị đó đều là các máy móc, đồ điện tử đắt đỏ và dễ bị hư hỏng do khí hậu ẩm ướt, thời tiết mưa hay nắng nóng. Do đó, even - er cần phải trang bị các vật dụng chống mưa bão cho các trang thiết bị trong quá trình sự kiện diễn ra.

  • Các thiết bị liên quan đến điện tử như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình cần được bảo quản kỹ càng, tránh nước mưa và kê cao hơn so với mặt đất. Nên sử dụng loại màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chập điện, cháy nổ.
  • Các vật dụng như bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa thì nên di chuyển sớm.Tất cả các vật dụng ngoài trời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thể neo được cố định xuống dưới đất. Các phần trang trí cho sân khấu nên sử dụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt ở ngoài trời. Khu vực Điều khiển (Control Center) nên setup sẵn nhà tránh mưa để không bị ảnh hưởng đến các thiết bị và máy móc.
  • Các loại ô dù, lều bạt tránh mưa bão: Hiện tại ở Việt Nam, trong các sự kiện ngoài trời thường hay sử dụng loại dù tròn cỡ lớn (đường kính từ 20 – 28m) khi trời mưa. Đặc điểm của loại dù này là thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng nhà bạt được dựng từ các khung truss. Đặc điểm của nhà bạt là chắc chắn và thẩm mỹ hơn so với dù tròn. Nếu làm trên diện tích lớn và có khách VIP thì nên sử dụng nhà bạt thay cho dù tròn, nhưng bạn phải setup từ trước do thời gian setup lâu hơn. Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thao hoặc các show diễn ca nhạc lớn, chúng ta còn thấy sự xuất hiện của các nhà lều bơm hơi có sức chứa từ vài trăm tới vài nghìn người. Đây cũng là một giải pháp tốt để đề phòng rủi ro về thời tiết.
  •  Đối với người phụ trách về khách mời, đại biểu cấp cao hoặc nghệ sĩtrong các sự kiện ngoài trời, điều không thể thiếu đó là luôn chuẩn bị sẵn ô (dù) cầm tay trong trường hợp phát biểu, thực hiện các lễ nghi hoặc hộ tống đại biểu.

img_4582_result

Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh tổng duyệt chương trình, set up sân khấu kỹ lưỡng trước giờ lên hình Lễ bế mạc Đại hội Mường Thanh 2016

        3. Luôn có kế hoạch dự phòng

Nhà sử học người anh Thomas Fuller  từng nói “Sự cẩn thận và chăm chỉ mang tới may mắn”,  điều đó rất đúng với các even - er. Một chương trình thành công không nằm ở sự  may mắn từ khách quan mang lại mà nằm ở sự may mắn từ các yếu tố chủ quan (sự cẩn thận và chăm chỉ của even - er). Bất kỳ một chương trình diễn ra dù ở địa điểm outdoor hay indoor  thì evev - er luôn luôn phải xây dựng một kế hoạch dự phòng. Khi các rủi ro bất ngờ xảy ra trong sự kiện, chúng ta vẫn có thể nắm được thế chủ động đảm bảo sự thành công cho chương trình.

Ví dụ: Chương trình đang bắt đầu thì gặp sự cố mưa bất ngờ. Các nhân viên phải đảm bảo khách VIP được che chắn an toàn. Các thiết bị điện tử âm thanh ánh sáng phải được bảo vệ kỹ lưỡng bằng các vật dụng chống mưa. Kịch bản chương trình sẽ phải thay đổi để rút ngắn chương trình nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của sự kiện bằng cách ưu tiên các phần quan trọng lên đầu và giảm bớt hoặc đẩy các phần ít quan trọng ra sau.

Trong trường hợp chương trình, sự kiện chưa diễn ra thì chúng ta có thể dời lịch tổ chức hay di chuyển địa điểm từ outdoor thành indoor.

Bằng việc áp dụng những kinh nghiệm then chốt trên, chúng tôi - Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh đã thực hiện thành công nhiều event quy mô lớn trong cả khi thời tiết khắc nghiệt nhất và nhận được nhiều lời khen, sự hài lòng từ khách hàng sau khi kết thúc các event.

Thu Dung