Điều kiện cần để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện

admin| 24 April, 2018 |160
  1. Đánh giá lại bản thân mình

Bạn có thể là sinh viên mới ra trường và bị hấp dẫn bởi nghề tổ chức sự kiện nên muốn theo đuổi. Bạn cũng có thể là nhân viên đang đi làm tại một ngành nghề khác, không hài lòng với công việc hiện tại và cảm thấy mình phù hợp với nghề tổ chức sự kiện. Dù bạn trước kia có từng làm công việc gì thì bạn cũng phải ngồi lại đánh giá bản thân đang có những kỹ năng gì, những kỹ năng nào có thể hoàn thiện theo thời gian. Sau đó so sánh với những kỹ năng cần có của người làm tổ chức sự kiện như: kỹ năng tổ chức, óc sáng tạo, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp thiên bẩm, phản xạ nhạy bén trong các tình huống khẩn cấp, nếu bạn có biệt tài quản lý và xử lý các tình huống rủi ro thì chúc mừng bạn, bạn đã có tố chất của chuyên gia tổ chức sự kiện.  Nếu bạn thấy kỹ năng giao tiếp của mình chưa ổn thì hãy tham gia một khóa học. Vì đặc điểm của nghề tổ chức sự kiện là hướng ngoại, luôn phải biết lắng nghe khách hàng, hiểu được họ mong muốn gì, duy trì mối quan hệ giữa khách hàng, đối tác rất quan trọng.

2. Tích lũy kinh nghiệm

Khi đã xác định được các kỹ năng bạn có phù hợp với nghề tổ chức sự kiện, hãy tích lũy kinh nghiệm bằng cách tự nghiên cứu sách vở, tài liệu về nghề. Nhưng nghề tổ chức sự kiện có đặc điểm bạn không thể chỉ học bằng sách vở mà chỉ khi tự thân trải nghiệm bạn mới rút ra được bài học quý giá cho riêng bản thân mình. Nếu bạn là sinh viên, hãy tham gia thật nhiều các hoạt động cộng đồng. Vì chỉ khi trở thành tình nguyện viên cho các chương trình này bạn mới nhìn rõ bên trong một sự kiện quy mô hoành tráng như vậy họ tổ chức và vận hành ra sao. Chịu khó quan sát và học hỏi từ những sự kiện này bạn sẽ ngạc nhiên về sự trưởng thành trong bạn đang lớn lên từng ngày, bạn sẽ rút ra được những bài học quý giá cho bản thân. Nếu bạn là nhân viên đang đi làm mà muốn rẽ ngang sang nghề tổ chức sự kiện? Hãy xung phong giúp đỡ công việc cho bộ phận PR của công ty, vì họ đang thực hiện công việc của người tổ chức sự kiện nhưng với quy mô nhỏ hơn. Bạn sẽ thu được những bài học nhỏ để tích lũy kinh nghiệm cho bản thân, sau đó xin sang một công ty tổ chức sự kiện có vị trí cho người bắt đầu học việc.

3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Trước khi đi vào các kịch bản chi tiết bạn phải xác định được ý tưởng xuyên suốt chương trình, chủ đề của chương trình dựa trên thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện và mong muốn của khách hàng. Kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: checklist - liệt kê các hạng mục trong sự kiện (theo thứ tự ưu tiên những hạng mục lớn, quan trọng trước), bảng timeline chương trình (hãy dùng màu sắc đối lập để làm nổi bật thời gian cần hoàn thành của các hạng mục quan trọng), kịch bản tổng thể chương trình, kịch bản chi tiết chương trình, kịch bản lời dẫn. Ngoài ra bạn cũng phải tính đến những rủi ro, phương án dự phòng những trường hợp xấu xảy ra với sự kiện của bạn. 

4. Phát triển mối quan hệ với khách hàng đối tác

Trong tổ chức sự kiện có rất nhiều hạng mục phải chuẩn bị, thực tế công ty bạn không thể bỏ tiền ra đầu tư mua tất cả các trang thiết bị phục vụ sự kiện. Vì việc đầu tư này rất tốn kém mà mất thời gian công sức bảo quản, điều này là không cần thiết. Bạn chỉ cần thuê lại những vật dụng này của nhà thầu phụ (như âm thanh, ánh sáng, màn hình Led...). Hoặc bạn hỏi địa điểm nơi bạn thuê làm sự kiện có những vật dụng này không và thuê lại của họ. Trước khi quyết định chọn thầu phụ nào cho sự kiện của bạn thì bạn cần hỏi giá và xem xét kỹ các nhà thầu để có sự so sánh giá cả, chất lượng. 

Khách hàng là người trả tiền cho sự kiện, mặc dù họ có nhiều yêu cầu, mong muốn và có những cái không hợp lý, không khả thi. Nhưng bạn hãy luôn lịch sự và nhã nhặn lắng nghe ý kiến khách hàng. Bằng kiến thức và chuyên môn, hãy đưa ra những lý lẽ dẫn chứng thuyết phục để lái khách đồng ý theo cách bạn đề xuất. Đôi khi những góp ý của khách hàng lại là nguồn cảm hứng tuyệt vời để bạn ra các ý tưởng hay ho. Đừng tiếc lời  khen ngợi hay cảm ơn họ, khi kết thân được với khách bạn sẽ có thêm nhiều khách hàng hơn nữa.

Dù bạn đã làm trong nghề tổ chức sự kiện nhưng để đạt đến mức chuyên gia thì bạn phải tổ chức rất nhiều sự kiện, chính những thất bại, thiếu sót trong sự kiện đã qua sẽ cho bạn những bài học quý giá để trở thành chuyên gia. Đừng sợ thất bại, vì thất bại là bạn đang tiến 1 bước đến thành công.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Cửa Lò, Bãi Lữ, TP Vinh, Nghệ An, Hà Tĩnh xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585 (24/7)
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn