Cách lập dự toán ngân sách cho sự kiện

admin| 16 April, 2018 |210

Câu chuyện lập dự toán ngân sách cho sự kiện rất dài và không hề dễ. Làm cách nào để bạn có thể bao quát hết các hạng mục, tránh thiếu sót và những rắc rối không đáng có? Làm thế nào để tiết kiệm chi phí nhất trong ngân sách eo hẹp mà sếp đã duyệt? Bình Minh Event sẽ giúp bạn có câu trả lời ngay dưới đây:

  1. Những yếu tố chính trong việc lập ngân sách sự kiện.

Để tổ chức một sự kiện chúng ta không chỉ mất tiền thuê mặt bằng mà còn rất nhiều  chi phí thuê vật dụng sự kiện khác. Bạn phải hạch toán ra tất cả các hạng mục, kể cả những hạng mục lẻ tẻ nhỏ nhất. Càng nhỏ thì chúng càng dễ bị lãng quên. Một sự kiện được lập ngân sách dự toán càng tỉ mỉ, chi tiết thì càng dễ thành công và hoàn hảo.

Dưới đây là 1 vài trong số những yếu tố chính trong việc lập ngân sách:
– Chi phí thuê dàn dựng sân khấu và nhà rạp (bục sân khấu, thảm bọc sân khấu, thảm trải, backdrop sân khấu, màn sao...)

– Chi phí in ấn tờ rơi, broucher, phướn, banroll...

– Chi phí thuê âm thanh ánh sáng phục vụ sự kiện

– Chi phí truyền thông: roadshow, mời báo chí, livestream sự kiện

– Chi phí tiệc

– Chi phí: Quà tặng khách tham dự, quà chơi trò chơi trong chương trình, quà bốc thăm trúng thưởng...

– Các chi phí dự trù các tình huống phát sinh.

2. Lập bảng tổng dự toán ngân sách

Sau khi hoạch toán chi phí thuê cho các hạng mục, bạn hãy tổng hợp chúng vào 1 bảng dự toán ngân sách tổng hợp để biết tổng số tiền là bao nhiêu. Khi cho vào bảng tổng dự toán bạn sẽ có thời gian để một lần nữa nhìn lại, cân đối lại đối với những hạng mục nào chiếm quá nhiều % chi phí trên tổng ngân sách.

3. Lập chi phí dự phòng phát sinh

Bất kỳ sự kiện nào cũng có những hạng mục chi phí phát sinh, bạn sẽ phải tính đến những phát sinh nào sẽ xuất hiện trong sự kiện để có phương án dự phòng, ví dụ như trường hợp mất điện, bạn phải thuê sẵn máy phát điện. Hoặc một sự kiện ngoài trời thu hút nhiều người tham dự cần chuẩn bị sẵn xe cứu thương đề phòng tình huống xấu xảy ra. Thông thường chi phí này chiếm 10%-15% trên tổng ngân sách dự toán.

 

[TIẾT KIỆM CHI PHÍ]

Bình Minh Event sẽ chia sẻ 1 số bí kíp để giúp bạn tiết kiệm chi phí tốt nhất để phù hợp với chi phí eo hẹp của doanh nghiệp.

1. Tránh lãng phí tiền vào những thứ không cần thiết

Những vật dụng chỉ dùng 1 lần nên tìm nhà cung cấp để thuê, không nhất thiết phải mua như thùng bốc thăm, khay phủ khăn đỏ để bê đồ lên sân khấu, bộ đàm...

2. Tiết kiệm chi phí thuê địa điểm

Một số địa điểm thay đổi giá thuê theo mùa, ví dụ mùa hè tại các resort, khách sạn bên bờ biển thường có giá rất đắt, để tiết kiệm chi phí bạn có thể book chỗ làm sự kiện vào mùa đông. Hoặc thuê địa điểm tại các nhà hàng, khách sạn đang có chương trình giảm giá, ưu đãi để tiết kiệm chi phí tối ưu nhất.

3. Nếu sự kiện của bạn có phần ăn tiệc

Hãy order ít hơn 10% số lượng khách so với dự kiến. Thông thường khi mời khách đến tham dự sự kiện thì 80% khách đến là bạn đã thành công rồi, cực kỳ hiếm có sự kiện nào khách đến đủ 100%, vì thế order đồ ăn ít hơn 10% so với số lượng khách dự kiến sẽ giúp bạn tránh lãng phí vào thức ăn thừa.

4. Kiểm soát và theo dõi chặt chẽ chi phí.

Bạn phải luôn luôn mang bảng dự toán ngân sách theo người, ghi chép lại số tiền thực tế đã chi để kịp cân đối ngân sách, không để chi tiêu vượt quá khung ngân sách khiến bạn bối rối phải cắt các ngân sách của hạng mục khác.

5. Luôn theo sát nhân viên, những người phụ trách chi tiêu các hạng mục. 

Có thể một vài người sẽ tỏ thái độ khó chịu khi bạn kè kè bắt báo cáo giấy tờ hóa đơn chứng từ đầy đủ khi chi tiêu bất cứ hạng mục gì, song đó lại là điều cần thiết. Bạn sẽ rất ngạc nhiên vì số tiền chi tiêu cho các hạng mục mà nhân viên đội hơn so với dự tính của bạn. Có thể nhân viên đó chưa biết cách mua đúng chỗ hoặc deal giá với nhà cung cấp dẫn đến việc mua phải giá hớ. Khi họ báo cáo giá ngay từ đầu với bạn, bạn có thể can thiệp để giảm ngân sách chi cho các hạng mục thấp nhất có thể.

6. Thuê một công ty tổ chức sự kiện uy tín tổ chức sự kiện cho bạn.

Việc tự mày mò tổ chức sự kiện quả thực rất khó đối với những nhân viên văn phòng không quen biết gì trong giới showbiz, không biết địa điểm nào hợp lý với sự kiện của bạn. Hơn nữa việc quản lý các hạng mục và chạy chương trình theo kịch bản cũng không phải là chuyên môn của bạn. Hãy để những việc khó khăn đó cho những người có chuyên môn. Bạn không thể rành giá cả và địa điểm bằng họ. Hơn nữa bạn có kẻ để túm tóc, yêu cầu để sự kiện của bạn hoàn chỉnh và chịu trách nhiệm về thành công của sự kiện.

Kết: Lập bảng dự toán ngân sách sự kiện không chỉ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về chi phí phải bỏ ra cho các hạng mục cần có của sự kiện mà còn giúp bạn cân đối sao cho giảm chi phí nhất hoặc không chi tiêu vượt quá ngân sách công ty cho. Nếu bạn cảm thấy việc tổ chức và quản lý sự kiện quá mệt mỏi và rắc rối thì hãy giao nó cho một công ty tổ chức sự kiện uy tín mà bạn tin tưởng.

Công ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Cửa Lò, TP Vinh, Nghệ An, Thanh Hóa, Hà Tĩnh. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khai trương, khánh thành lớn nhỏ, cùng đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình, chuyên nghiệp, sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN - BÌNH MINH EVENT

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585 (24/7)
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn