Các vấn đề về thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời

admin| 23 May, 2018 |1240

Để đối phó với sự thay đổi của thời tiết tại sự kiện, chúng ta cần lưu ý quan tâm những vấn đề sau:

  1. Chọn ngày tổ chức

Chúng ta không thể biết trước được thời tiết của ngày sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Chỉ có thể làm hạn chế rủi ro bằng cách xem dự báo thời tiết trước ít nhất 10 ngày diễn ra sự kiện, hoặc liên hệ các trung tâm dự báo thời tiết để check thời tiết trong những ngày sắp tới.

2. Mua bảo hiểm cho sự kiện

Ở nước ngoài có rất nhiều gói bảo hiểm dành cho các đơn vị tổ chức sự kiện với các điều khoản chặt chẽ, nhằm giúp nhà tổ chức sự kiện tránh khỏi hoặc hạn chế thấp nhất những rủi ro. Có loại bảo hiểm dành cho loại sự kiện bị tạm dừng vì lý do bất khả kháng, hoặc từ phía nhà tài trợ...

3. Các trang thiết bị che chắn cho vật dụng, dụng cụ, cần thiết cho quá trình chạy sự kiện

  • Đối với các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED:  Cần có nhà dù cơ động để đặt hệ thống điều khiển âm thanh ánh sáng. Có chòi cao hơn mặt đất để đặt các thiết bị lên để tránh gây chập điện, cháy nổ. Các thiết bị khác như loa, đèn beam... cần kê cao, đặt chỗ kín, tránh trường hợp mưa tạt hoặc nước mưa chảy qua. Tốt nhất là sử dụng màn hình LED ngoài trời.

  • Bàn ghế trong sự kiện: Đối với bàn ghế ngồi trong sự kiện, nếu dự báo thời tiết ngày đó sẽ mưa thì hãy di dời vào khu vực có bạt, mái che sớm nhất. Tất cả các vật dụng khác phải đảm bảo có thể để được ngoài trời, hoặc neo cố định xuống dưới mặt đất. Các vật liệu trang trí cho sân khấu cũng nên sử dụng loại có thể chống chọi với thời tiết khắc nghiệt như nắng quá to không bị chảy, mưa thì không bị mủn.

  • Các loại ô dù lều bạt tránh mưa bão: Thông thường có 2 loại ô dù lều bạt chống mưa bão. Loại phổ biến và cơ động nhất là dù tròn (đường kính 20m đến 28m), loại này có thể bung ra trước khi sự kiện diễn ra 30-45 phút. Nếu sự kiện có khách VIP thì nên dùng nhà bạt không gian, được dựng bởi dàn khung truss. Loại nhà bạt không gian này mất thời gian lắp trước sự kiện tầm 1 ngày, vận chuyển cũng rất cồng kềnh nên thường doanh nghiệp xác định ngay từ đầu là dùng để sự kiện tránh được gió, mưa, nắng mà trông sẽ sang trọng, lịch sự hơn. Còn một loại nữa là nhà hơi tròn, loại này thường được dùng trong các sự kiện như hội chợ, triển lãm, có sức chứa từ hàng trăm đến hàng nghìn người. 

  • Đối với các sự kiện có sự xuất hiện của các khách VIP, nghệ sĩ nổi tiếng: Luôn mang theo ô, dù cầm tay để che nắng mưa cho họ khi hộ tống ra vào nơi tổ chức sự kiện, lên phát biểu, lên thực hiện nghi lễ...Ở các nước phương tây, một số sự kiện lớn, quan trọng họ có thể sử dụng đại bác xua mây. Dù đây là phát kiến được ra đời từ thế kỷ 19 nhưng khá hiếm được sử dụng cho chi phí rất cao, tốn kém và thủ tục xin thực hiện rất phức tạp.

4. Luôn có phương án dự phòng

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, nhưng nếu khả năng cao sẽ xảy ra mưa bão lớn thì nhà tổ chức sự kiện luôn phải có phương án dự phòng. Bình Minh Event sẽ gợi ý một số phương án dự phòng sau:

Dời lịch tổ chức sự kiện: Phương án này áp dụng với những chương trình ca nhạc, nhạc hội tổ chức ngoài trời quy mô đến hàng nghìn người mà các phương án trên không khả thi, ban tổ chức có thể di dời lịch tổ chức sang ngày khác có dự báo thời tiết tốt. Tuy nhiên trước khi thực hiện phương án này phải cân nhắc đến lịch trình diễn của các nghệ sĩ tham gia trong chương trình, đặc biệt là các nghệ sĩ "đinh". BTC phải hỏi họ xem ngày trình diễn bù họ còn trống lịch không để sắp xếp cho hợp lý. Một đặc điểm nữa là nếu bạn tổ chức vào thứ 7 mà dời lịch sang chủ nhật thì được, nhưng nếu sang thứ 2 lại là vấn đề khác. Hơn nữa khi dời ngày biểu diễn sẽ phát sinh thêm chi phí thuê địa điểm, thuê các trang thiết bị nên bạn phải cân nhắc thật kỹ trước khi đi đến quyết định này.

Di chuyển địa điểm từ outdoor vào indoor: Phương án này phù hợp với những sự kiện ngoài trời mà BTC đã chuẩn bị sẵn không gian trong nhà để dự phòng. Nhưng cách dự phòng này rất ít khi được chọn do chi phí tốn kém. Trừ khi mưa gió bão quá lớn, không thể làm được ngoài trời thì sẽ hoãn chương trình và tổ chức vào hôm khác. 

Đối với các sự kiện event thông thường như khai trương, khánh thành thường sự kiện sẽ diễn ra theo dự kiến, trừ khi trời mưa to gió bão. Đơn vị tổ chức sẽ chủ động chuẩn bị các phương án dự phòng sẵn sàng đối phó với thời tiết (nhà bạt, ô, dù...)

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho event của mình, hãy liên hệ với chúng tôi:

Công ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Cửa Lò, TP Vinh, Nghệ An, Thanh Hóa, Hà Tĩnh. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khai trương, khánh thành lớn nhỏ, cùng đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình, chuyên nghiệp, sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN - BÌNH MINH EVENT

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn