8 Sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện

admin| 29 July, 2016 |11060

Tổ chức sự kiện đang dần trở thành nghề hot và được nhiều bạn trẻ quan tâm. Tuy nhiên, để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này bạn phải là người rất cẩn thận, tỉ mỉ và quan tâm tới từng chi tiết vì chỉ một sai lầm nhỏ có thể khiến sự kiện diễn ra không suôn sẻ hoặc thậm chí bị hủy.

Dưới đây là những sai lầm thường gặp dẫn tới việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như ý muốn:

1. Sự kiện không được quảng bá một cách nghiêm túc. Đôi khi người tổ chức sự kiện chỉ tập trung thật tốt vào việc tổ chức mà quên mất hạng mục quảng bá – một phần không thể thiếu của một sự kiện thành công. Người tổ chức phải đặt một lượng ngân sách lớn dành riêng cho quảng cáo. Không nên chỉ phụ thuộc vào việc spam email hay các hình thức spam khác, điều này chắc chắn sẽ dẫn đến thất bại là không ai đến tham dự sự kiện cả.

to-chuc-su-kien-hop-bao-nguoi-dep-pho-bien

Họp báo công bố cuộc thi "Người đẹp phố biển 2016"

2. Nhiều người tổ chức sự kiện không biết cách yêu cầu hay không diễn đạt được cái mình cần, dẫn đến những vấn đề như thiết bị âm thanh không đúng chuẩn, sân khấu làm sai kích thước … Để khắc phục điều này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn phải biết chính xác những thiết bị mà mình cần với các thông tin đầy đủ nhất.

to-chuc-su-kien-nguoi-dep-pho-bien

Sân khấu hoành tráng trong cuộc thi "Người đẹp phố biển 2016" do Công ty Tổ chức Bình Minh thực hiện

3. Có những trường hợp chi phí thuê cao hơn nhiều so với chi phí mua. Do đó bạn nên so sánh giữa việc mua và thuê thiết bị đó, vì nếu mua thiết bị thì bạn có thể sử dụng nhiều lần ở những sự kiện sau nữa.

4. Nhiều người tổ chức sự kiện không biết rằng hầu hết tất cả mọi thứ đều có thể thương lượng được. Việc thương lượng phần lớn giúp giảm được chi phí cho sự kiện. Có những thiết bị mà thông thường bạn sẽ phải thuê riêng biệt, tuy nhiên với khả năng thương lượng bạn có thể thuê các thiết bị đó theo gói và giảm được chi phí.

to-chuc-su-kien-tai-nghe-an-am-thanh-anh-sang

Thiết bị âm thanh - Ánh sáng chuyên nghiệp phục vụ tổ chức sự kiện

5. Không chú trọng vào ấn tượng đầu tiên của khách tham dự khi đến sự kiện, việc này sẽ tạo nên ấn tượng không tốt nơi khách tham dự. Bạn nên sắp xếp một nhóm các tiếp tân lịch sự, tươi cười chào đón khách đến sự kiện.

to-chuc-su-kien-san-bay-vinh-13

Đội ngũ PG được Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh chọn lọc & đào tạo bài bản

6. Lãng phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ và không quan trọng khiến cho không đủ thời gian để làm những việc quan trọng và cần ưu tiên khác. Bởi vậy, người tổ chức sự kiện cần và phải biết hạng mục nào cần ưu tiên hoàn thành trước.

7. Không làm rõ yêu cầu công việc đối với Chuyên viên lên kế hoạch sự kiện (event planner), dẫn đến kết quả không như mong muốn. Do đó nếu bạn thuê một event planner thì bạn phải làm rõ yêu cầu đối với người này và trách nhiệm của người này là gì.

8. Không xác định được rõ mục tiêu mà sự kiện của bạn nhắm đến cũng như tính chất của sự kiện dẫn đến việc thực hiện không được thống nhất, không đạt kết quả như mong muốn.

to-chuc-su-kien-nghe-an-muong-thanh-ca-mau-202

Tổ chức sự kiện Khai trương chuỗi khách sạn lớn nhất Việt Nam

Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Mọi rủi ro và thiếu sót trong khâu sự kiện đều được công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh giảm thiếu tối đa, để chương trình có thể vận hành một cách mượt mà và trơn tru nhất.