4 bước quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

admin| 13 April, 2018 |720

Quản lý rủi ro bao gồm 4 bước, Bình Minh Event sẽ phân tích rõ từng bước để các bạn hiểu.

  1. Kiểm tra sự an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện
  • Nếu bạn đã từng sử dụng địa điểm đó cho việc tổ chức sự kiện:

Việc quản lý rủi ro lúc này vẫn phải tiến hành nhưng ở cấp độ khác. Bạn cần kiểm tra xem địa điểm đó đã chuẩn bị đầy đủ nhân sự và dụng cụ đối phó với những rủi ro có thể xảy ra hay chưa. Bạn cũng cần nắm rõ những thay đổi của địa điểm kể từ lần cuối bạn sử dụng chúng.

  • Nếu bạn chưa từng tổ chức sự kiện tại địa điểm đó

Bạn cần đi bộ quanh địa điểm đó để kiểm tra tất cả mọi thứ xem có đảm bảo an toàn và sẵn sàng cho các phương án rủi ro bạn đã vạch ra hay không. Bạn nên có một danh sách kiểm tra sử dụng chúng, gồm:

- Xe cứu thương dùng trong trường hợp khẩn cấp

- Cổng có bảo vệ và barrie ngăn cách

- Các khu vực cửa có nguy cơ tiềm ẩn nguy hiểm cần được đóng kín.

- Khu vực phòng có thể sử dụng cho việc cấp cứu.

2. Quan sát các sự kiện khác để xem người tham gia phản ứng như thế nào trong sự kiện

Điều này là cần thiết nhất là với các sự kiện thể thao, đại nhạc hội quy tụ nhiều thanh niên, có những đoạn cao trào, tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ làm hỏng sự kiện. Không có phương pháp nào kiểm tra được rủi ro ở các sự kiện này nên việc xem các sự kiện tương tự diễn ra, phân tích hành vi của người tham dự là cực kỳ quan trọng. Người tổ chức sự kiện sẽ hiểu ra tính chất và các hoạt động của người tham dự trong trường hợp phấn khích, từ đó có những phương án đối phó với những tình huống xấu nhất.

3. Một số quy trình quản lý rủi ro sự kiện.

Các nhà quản lý sự kiện cần đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị các phương án, nhân sự, vật dụng để đối phó với những tình huống như có người bị thương, hỏa hoạn, động đất, đe dọa bom mìn, rối loạn đám đông và điều kiện khí hậu như sét, lũ lụt, mưa xối xả.

Người quản lý rủi ro sự kiện cũng nên hỗ trợ nhân sự để có thể thực hiện công việc của họ hiệu quả. Mặc dù  quan trọng nhất sẽ là về an toàn, cần có các phương án khác làm giảm rủi ro cho sự kiện mà vẫn tiết kiệm được chi phí. 

Các việc này bao gồm:

- Vệ sinh khu vực sự kiện

- Thu gom rác sau sự kiện

- Khoanh vùng các khu vực hạn chế người tham dự ra vào

- Công tác chuẩn bị tiếp khách

- Thông tin liên lạc trong sự kiện (thường là bộ đàm)

- Quà tặng hoặc ăn uống

- Tặng thưởng và gây quỹ

4. Phỏng vấn nhân sự để xem liệu họ có phù hợp để tham gia vào chương trình.

Việc cung cấp nhân sự (bao gồm cả nhân viên và tình nguyện viên) cho sự kiện cũng là bước quan trọng để giảm thiểu rủi ro cho chương trình. Các nhân sự có khả năng và kinh nghiệm sẽ có kiến thức để làm thế nào thực hiện công việc một cách chuẩn xác, ít đem lại rủi ro nhất. Đối với các cộng tác viên hoặc nhân viên mới, cần phỏng vấn và quan sát kỹ năng của họ có phù hợp với nghề tổ chức sự kiện hay không.

Trên đây là 4 bước quản trị rủi ro trong sự kiện mà bất cứ nhà tổ chức sự kiện nào cũng phải nắm vững. Rủ ro là điều không mong muốn, chúng ta chỉ có thể chuẩn bị thật kỹ để giảm thiểu rủi ro đến với chương trình mình tổ chức. Chúc các bạn tổ chức sự kiện thành công.

Công ty tổ chức sự kiện Nghệ An - Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Cửa Lò, TP Vinh, Nghệ An, Thanh Hóa, Hà Tĩnh. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khai trương, khánh thành lớn nhỏ, cùng đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình, chuyên nghiệp, sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN - BÌNH MINH EVENT

  • Địa chỉ: Số 31 Nguyễn Viết Xuân, TP Vinh, Nghệ An
  • Hotline: 0948 585 585 (24/7)
  • Email: event@binhminhjsc.vn
  • Website: https://binhminhjsc.vn