Quan niệm sai lầm về tổ chức sự kiện

admin| 29 March, 2016 |8060

Trong quá trình hình thành và phát triển của mỗi một cơ quan, đơn vị thường diễn ra các sự kiện tiêu biểu như: lễ kỷ niệm thành lập; lễ khai trương, khánh thành, lễ đón nhận các danh hiệu văn hóa; lễ đón nhận huân huy chương, danh hiệu anh hùng,… Những sự kiện như thế này rất được các chủ doanh nghiệp quan tâm và coi trọng. Nhưng làm thế nào để tổ chức thành công một sự kiện?

to-chuc-su-kien-binh-minh

Tổ chức sự kiện không khó, vấn đề ở đây là làm thế nào để tổ chức được buổi lễ thành công, để lại ấn tượng tốt đẹp. Nhiều doanh nghiệp cho rằng, việc tổ chức sự kiện không nhất thiết phải thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tự bản thân doanh nghiệp cũng có thể tổ chức thành công và tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên, họ không biết rằng, sự “nghiệp dư” trong khâu tổ chức sẽ không lường trước được những rủi ro phát sinh và sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí hơn dự tính ban đầu.

Dưới đây là một số quan điểm sai lầm mà nhiều cơ quan, đơn vị đang mắc phải:

  1. Tin rằng mình đủ sức tự tổ chức được sự kiện

Bạn đã từng tham gia tổ chức các sự kiện nội bộ đơn giản và bạn nghĩ rằng bạn tổ chức thành công. Nhưng sau khi tổng kết lại chương trình, bạn nhận ra nhiều vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được. Đặc biệt, khi tổ chức các sự kiện quy mô lớn hơn, bạn có thể tránh được rủi ro đã mắc phải nhưng lại tiếp tục gặp phải vấn đề nghiêm trọng hơn.

single-sk

Nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng, chỉ cần phân công cho các phòng ban chức năng rồi đâu sẽ vào đấy. Nếu nghĩ và làm như vậy bạn đang “đánh bạc” với chính sự kiện của đơn vị mình. Yếu tố đen đỏ ở đây là bạn phó mặc việc tổ chức sự kiện của đơn vị cho cấp dưới lo liệu, hy vọng nó sẽ tốt, trong khi bạn thừa biết đó không phải là nghề nghiệp, chuyên môn chính của những người này. Chính vì vậy, những rủi ro, thiếu sót xảy ra trong buổi lễ là điều không tránh khỏi. Đây cũng chính là nguyên nhân khiến buổi lễ của đơn vị bạn không thành công như mong đợi.

  1. Cho rằng tự tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm hơn so với việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bạn cho rằng khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện, chi phí dịch vụ sẽ bị đội lên rất cao. Đó là tâm lý cảnh giác của tất cả mọi người, không có gì làm lạ. Tuy nhiên, khi bạn tự vận hành một event, bạn sẽ không lường trước được những khoản chi tiêu “không tên” phát sinh trong quá trình thực hiện và bạn không thể xác định được số tiền mà bạn phải bỏ ra để tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, người không quen việc sẽ không biết cách tìm các nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, sân khấu…) với chi phí hợp lý. Trong khi đó, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ tư vấn cho khách hàng về số tiền mà bạn cần đầu tư cho sự kiện là bao nhiêu. Nhờ có mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ, các công ty tổ chức sự kiện sẽ có được mức tốt nhất cho bạn.

single-sk

Chưa kể là vấn đề tiết kiệm thời gian, cho dù bạn có tinh thần trách nhiệm rất cao trong công việc nhưng nhiều khi chúng ta không đủ thời gian để thực hiện tất cả điều mình mong muốn. Bằng việc thuê các công ty chuyên nghiệp về tổ chức các sự kiện, bạn sẽ trở lên "rảnh tay" hơn để dồn hết sức lực vào công việc chính của mình. Vốn thời gian làm việc 1 ngày của bạn vẫn được bảo đảm cho giải quyết các công việc quan trọng hơn. Các công ty tổ chức mà bạn thuê sẽ lãnh trách nhiệm lên kế hoạch hình thành và vận hành sự kiện. 

single-sk

Tiết kiệm thời gian trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

  1. Tổ chức sự kiện không cần quá cầu kì, ồn ào

Với suy nghĩ này, sự kiện mà bạn tổ chức sẽ trở nên sơ sài, buồn tẻ. Bạn chẳng tốn kém gì nhiều, chẳng mất quá nhiều thời gian và cũng chẳng để lại ấn tượng tốt đẹp nào trong tâm trí những người đến tham dự sự kiện này. Sự qua loa, hời hợt trong tổ chức sự kiện đã khiến cho bạn “mất điểm” trong mắt khách hàng, thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với khách mời và đại biểu tham dự.

  1. Tự tổ chức sự kiện sẽ vui hơn

Tất niên công ty, họp mặt đầu năm là những chương trình nội bộ có quy mô tương đối lớn, là dịp để toàn bộ nhân viên công ty có cơ hội gặp gỡ, giao lưu. Vì vậy, các doanh nghiệp cho rằng, tự tổ chức event này sẽ khiến mọi người gần nhau hơn, vui hơn. Thực tế sẽ “phũ phàng” hơn những gì bạn nghĩ. Bởi thời điểm cuối năm, đầu năm là những thời điểm mà hoạt động kinh doanh cần đẩy mạnh, bạn sẽ không đủ thời gian để kiêm thêm mảng sự kiện. Hơn thế nữa, thay vì bạn thuê đơn vị tổ chức, bạn sẽ được hòa vào không khí sôi động, hào hứng, tham gia trò chơi nhiệt tình, thì bạn lại đang đau đầu, than phiền, chỉ trích nhau vì sự kiện diễn ra không như ý muốn, thiếu cái này, thừa cái kia…

to-chuc-su-kien-binh-minh-2

  1. Cho rằng đơn vị mình đã có tiếng, không cần thiết phải tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quan niệm này chính là động cơ đầu tiên để tiến hành hủy hoại danh tiếng và vị thế của đơn vị bạn. Vị thế và uy tín của đơn vị bạn do các thế hệ lãnh đạo trước đây dày công vun vén, phải trải qua thời gian dài mới có được, chắc bạn không muốn mình trở thành “vị vua cuối cùng” phải không?

Mỗi một sự kiện của doanh nghiệp bao gồm nhiều khâu và công đoạn tổ chức phức tạp mà đòi hỏi những người phụ trách phải có hiểu biết về nó. Việc thuê các công ty chuyên về tổ chức sự kiện như Công ty Tổ chức Sự kiện Bình Minh giúp bạn giảm thiểu thời gian chuẩn bị, cũng như đảm bảo về hiệu quả chất lượng và tính chuyên nghiệp của sự kiện.

to-chuc-su-kien-kim-thi-2016-59