10 Sai Lầm Phổ Biến Thường Gặp Khi Tự Tổ Chức Event Và Cách Khắc Phục

admin| 12 May, 2021 |2710

Nghề tổ chức sự kiện luôn là một công việc mang đầy tính sáng tạo những cũng rất thử thách. Nó khá dễ dàng tiếp cận nhưng lại đòi hỏi một chuyên môn vững vàng để kiểm soát. Cũng giống như việc một người có thể tự trang trí cho ngôi nhà của mình nhưng không thể hoàn mĩ được như kiến trúc sư hoặc những nhà thiết kế nội thất được đào tạo và có kinh nghiệm thực tế qua nhiều trường hợp khác nhau.

Nếu như trang trí một ngôi nhà có thể thỏa mãn sở thích cá nhân, bỏ qua những lỗi sai và sửa dễ dàng sửa lại nếu muốn thì tổ chức sự kiện lại hoàn toàn khác, bạn phải đảm bảo đúng cho mọi thứ mình đề ra và vận hành nó một cách trơn tru. Bạn cũng sẽ phải lập 1 kế hoạch tổ chức, kết nối các nhà sản xuất và thực hiện, nếu bất kì điều gì ngoài kế hoạch bất ngờ diễn ra thì việc xử lý sẽ khiến bạn lúng túng dẫn tới hàng tá những lỗi phía sau và kết quả là bạn sẽ chỉ cảm thấy mệt mỏi khi nhắc tới công việc này.

Bất kỳ ai cũng có thể làm sự kiện nhưng khó để giỏi và công việc chuyên môn hãy để những chuyên gia thực hiện. Tuy nhiên, có rất nhiều người hiện nay đang tự mày mò và làm sự kiện mà không thuê hoặc không có điều kiện để thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy những sai lầm thường gặp phổ biến khi bạn tự tổ chức sự kiện và cách khắc phục là gì?

1.Nghĩ rằng công việc này đơn giản

Sai lầm đầu tiên đến từ tư duy, có thể bạn nhanh nhẹn tháo vát nhưng nếu như thực hiện không có bài bản và quy trình thì sự kiện với bạn sẽ là 1 mớ bòng bong mà việc gì cũng đến tay.

Nhìn vào một sự kiện cũng giống như chúng ta nhìn vào một chiếc đồng hồ đẹp, chỉ đơn giản với 3 kim chạy liên tục nhưng ẩn sau lớp mặt số là thành quả của cả ngành chế tác đồng hồ với những chuyển động từ những bánh răng nhỏ li ti.

Ngành sự kiện cũng thế, tất cả các công đoạn cũng cần một sự kiểm soát tốt và phối hợp giữa nhiều người với nhau. Chính vì vậy hãy chú ý và triển khai một cách cẩn trọng.

Phương án: Xác định làm sự kiện một cách nghiêm túc, mỗi sự kiện chỉ diễn ra một lần vì vậy không có cơ hội cho bạn sửa sai nếu mắc lỗi.

Xác định làm sự kiện một cách nghiêm túc, mỗi sự kiện chỉ diễn ra một lần vì vậy không có cơ hội cho bạn sửa sai nếu mắc lỗi.

2.Lối mòn ý tưởng

Những người tự làm thường chỉ xem lại những sự kiện đã có và mang ra xào nấu chứ không thường xuyên tìm kiến những ý tưởng mới.

Không thể phủ nhận nhân viên công ty chính là những người am hiểu nhất về doanh nghiệp, họ nắm bắt được điều gì là phù hợp với doanh nghiệp, cũng như dễ dàng thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải thông qua sự kiện đó. Tuy nhiên, không giống như những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thường là những người thiếu cả trải nghiệm và kinh nghiệm thực tế, họ khó có thể tìm kiếm những ý tưởng mới mẻ và phù hợp.

Phương án: Tìm và xem nhiều các video sự kiện để trau dồi thêm các ý tưởng.

3.Phát sinh hạng mục

Việc này thường thấy của tất cả các sự kiện, tùy thuộc vào kinh nghiệm tổ chức của người thực hiện mà phát sinh nhiều hay ít. Tuy nhiên tỷ lệ phát sinh lớn hơn ở những trường hợp tự thực hiện do không có kế hoạch chuẩn bị đầy đủ hoặc không biết cần chuẩn bị những gì.

Phương án: Trong quá trình lên kế hoạch, hãy lập cho mình một checlist các hạng mục cực kỳ rõ ràng, thật chi tiết đến từng hạng mục nhỏ 1 nếu bạn phải đi mua hoặc thuê.

Một checklist gồm chi tiết toàn bộ các hạng mục cho sự kiện là trợ thủ đắc lực giúp bạn không bỏ sót công việc, hạn chế phát sinh hạng mục 

4.Logistic không hợp lý

Vận chuyển đi lại, kho để đồ là những thứ ẩn phía sau nhưng lại làm nên sự chuyên nghiệp khi làm sự kiện.

Bạn có một team thực hiện cùng vậy phương án ăn uống, để vật dụng của mọi người ở đâu để work on site mà không gặp vấn đề gì? Những đồ đạc được mang từ văn phòng đi sẽ được vận chuyển như thế nào?

Tất cả sẽ cần tính toàn một cách hợp lý vì lúc này bạn không có nhà cung cấp nào hỗ trợ bạn. Thiếu sót liên quan đến logistic giống như trong 1 trận chiến lớn mà thường xuyên bị đánh du kích vậy.

Phương án: Trong việc lập checklist hãy nghĩ đến những hạng mục tự mình phải vận hành, việc ăn uống ngủ nghỉ, liên lạc của cả team để chắc chắn mình không bị bỏ sót phần nào.

5.Chi vượt ngân sách

Việc không biết giá thành sản xuất hoặc thuê mướn sẽ là bất lợi nếu các bạn tự lên ngân sách tổ chức mà không tham khảo nhiều bên cung cấp từ trước. Cùng với việc phát sinh các hạng mục, khiến cho ngân sách dự trù của bạn hao hụt một cách nhanh chóng.

Phương án: Hãy tham khảo một vài đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trước khi đề xuất chi phí. Kiểm soát giá thông qua checklist các hạng mục và giá đi kèm các hạng mục.

6.Chất lượng sản xuất kém

Rất dễ dàng để nhận ra các sản phẩm sự kiện của một người tự thực hiện. Đó là do việc quản lý nhà thầu không tốt, không biết nhà thầu làm thế là đẹp hay xấu hoặc không có kinh nghiệm khắc phục.

Có thể kể ra một số lỗi điển hình như Backdrop thi công bạt hiflex căng khung nhăn nheo, sử dụng chất liệu xuyên sáng làm lộ khung xương khi chụp hình. Các phần treo mắc thường quá tải khiến cho giá treo có thể bị võng hoặc gãy. Không có kinh nghiệm chọn nhà thầu tốt dẫn đến các lỗi sản xuất không được tư vấn đầy đủ.

Phương án: tham khảo và xem xét kỹ các sản phẩm của đơn vị sự kiện, từ đó lựa chọn đơn vị uy tín, chuyên nghiệp

7. Trễ thời gian

Từ những phát sinh và việc quản lý nhà thầu khiến cho tiến độ thực hiện sản xuất chuẩn bị sự kiện gặp rắc rối về thời gian. Có nhiều sự kiện đến giờ diễn ra các bạn vẫn đang phải chuẩn bị cho phần mở màn, logo chưa được treo, rác thi công chưa được dọn.

Việc quản lý thời gian đảm bảo đúng tiến độ là rất quan trọng vì sự kiện đúng giờ là sẽ có khách tham quan, và bắt đầu chương trình.

Phương án: Lập 1 bảng timeline cho các hạng mục và gắn chúng với checklist, tất cả cần có thời hạn hoàn thành. Đồng thời yêu cầu agency về thời hạn tiến độ sản xuất, hoàn thiện sản phẩm.

8. Bảng phân công công việc không rõ ràng

Việc chồng chéo nhân sự, người thừa vẫn thừa người thiếu vẫn thiếu là điều thường xuyên diễn ra khiến cho mớ công việc đã nhiều lại càng trở nên bức bối hơn.

Phương án: Lập sơ đồ nhân sự rõ ràng với các vị trí cụ thể diễn ra trong sự kiện, từ đó đưa người thực hiện phù hợp và giao trách nhiệm cho từng thành viên.

9. Lỗi vận hành

Có thể có nhiều lý do khác nhau nhưng từ việc lập kế hoạch, tính toán kịch bản không chi tiết khiến cho việc vận hành không suôn sẻ. Ngoài ra khi tự làm sự kiện thì ekip cũng không phải những người quen chạy khiến cho mỗi mắt xích sẽ gặp vấn đề dẫn đến tình trạng kéo theo cả chương trình gặp vấn đề.

Phương án: Lập kế hoạch chi tiết, đưa ra các tình huống xảy ra và phương an khắc phục. Từ bảng phân công công việc, hướng dẫn, kiểm soát các công việc của mỗi bộ phận phụ trách.

Để thực hiện một chương trình suôn sẻ, đúng guồng quay và đúng kịch bản rất cần một team thực hiện nhiều quen việc, kinh nghiệm và ăn ý 

10. Không tự đo lường báo cáo

Do phải tự chạy và xử lý các vấn đề từ trước và trong sự kiện nên việc đo lường về hiệu quả, chất lượng sự kiện sẽ khó chính xác và thiếu sót.

Phương án: đặt mục tiêu rõ ràng, công cụ đo lường và nhân sự phụ trách lập kế hoạch trước sự kiện.

Nguồn: Backstage.vn 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bình Minh Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu . Với đội ngũ chuyên viên năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn tự tin sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng với chi phí hợp lý nhất.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện miễn phí nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện:

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN BÌNH MINH EVENT